Pflicht-Check: Ab wann gilt es für Sie?
Drei Fragen, dann sehen Sie, ab wann die Pflicht zum Ausstellen nach Ihren Angaben gilt. Die Regeln dahinter stehen im nächsten Abschnitt.
Beantworten Sie die Fragen, dann steht hier Ihr Ergebnis.
Allgemeine Information zur Rechtslage am 08.10.2026, keine Steuerberatung. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.
Die Stufen 2025, 2027 und 2028
| Ab | Was gilt für wen |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Empfangen: alle Unternehmen in Deutschland, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| 1. Januar 2027 | Ausstellen: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 |
| 1. Januar 2028 | Ausstellen: alle übrigen, außer Kleinunternehmer |
Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Bis zur Umstellung dürfen Sie Papier schicken, ein PDF nur mit Zustimmung Ihres Kunden. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen.
Der Gesamtumsatz ist der Umsatz nach § 19 Abs. 2 UStG: alle steuerbaren Umsätze ohne Umsatzsteuer, so wie sie 2026 tatsächlich eingehen, auch die mit Privatkunden. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit. Bei einer Organschaft zählt der Umsatz des ganzen Organkreises.
Ausnahmen: Für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Heilbehandlung, ambulante Pflege oder Wohnungsvermietung, besteht keine Pflicht zur Rechnung und damit auch keine zur E-Rechnung. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen immer als sonstige Rechnung kommen. Kleinunternehmer müssen dauerhaft keine E-Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV).
2027 dürfen Rechnungen außerdem per EDI im bisherigen Format laufen, wenn der Kunde zustimmt. Das betrifft vor allem Betriebe, die schon heute so mit großen Kunden abrechnen. Ab dem 1. Juli 2030 wird die E-Rechnung nach dem EU-Paket „ViDA“ auch bei Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Staaten Pflicht, zusammen mit einer Meldung an die Steuerverwaltung.
Wird die Pflicht verschoben?
Stand 8. Oktober 2026: Nein. Der Entwurf zum Jahressteuergesetz 2026, den der Bundestag berät, enthält keine Verschiebung (Drucksache 21/8283). Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die Pflicht für Betriebe über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Er begründet das mit fehlerhafter Software und einer noch nicht veröffentlichten Neufassung der Norm EN 16931.
Planen Sie deshalb mit dem 1. Januar 2027. Ändert sich noch etwas, aktualisieren wir diesen Abschnitt.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format, das ein Programm ohne Abtippen verarbeiten kann (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
| Format | Zählt als E-Rechnung? |
|---|---|
| XRechnungReines XML ohne sichtbares Dokument. Zum Lesen braucht es ein Anzeigeprogramm. | Ja |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1PDF mit eingebettetem XML, lesbar für Mensch und Programm | Ja, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL |
| PDF per E-MailLesbares Dokument ohne Daten für Programme | Nein |
Das Bundesfinanzministerium hat im Oktober 2025 klargestellt: Alle Pflichtangaben und die Leistungsbeschreibung müssen im XML-Teil stehen. Ein Verweis auf den Lieferschein reicht dort nicht. Stundennachweise dürfen Sie als PDF-Anhang mitschicken.
Für Ihre Kunden zählt das doppelt: Den Vorsteuerabzug gibt es nur mit einer Rechnung nach den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (§ 15 Abs. 1 UStG). Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, riskiert Ihr Kunde mit einem PDF seinen Vorsteuerabzug.
Bau und Handwerk
Für Rechnungen über Bauleistungen hat das Bundesfinanzministerium am 23. Februar 2026 Erleichterungen mitgeteilt, auf Initiative des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) und des Zentralverbands des Deutschen Baugewerbes. Es ist ein Schreiben an die Verbände, nicht im Bundessteuerblatt veröffentlicht. Die Erleichterungen gelten bis zum 30. Juni 2030. Die Finanzverwaltung beanstandet danach nicht, wenn
- im strukturierten Teil der E-Rechnung nur die Summen je Gewerk stehen. Die Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis, etwa im GAEB-Format, kommt als Anlage dazu, und die Rechnung weist darauf hin.
- in der Schlussrechnung die Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer in einem Anhang stehen, auf den die E-Rechnung hinweist.
Laut ZDH ist das keine endgültige Entscheidung. Die Regeln werden noch einmal geprüft, wenn das geplante Meldesystem kommt.
Rechnen Sie für Kommunen, Schulen oder Ämter ab, gelten eigene Regeln. Beim Bund ist die E-Rechnung seit dem 27. November 2020 Pflicht, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 Euro netto. Bei Ländern und Kommunen regelt das jedes Land selbst. In Sachsen etwa müssen Behörden E-Rechnungen annehmen; eine Pflicht zum Senden kann sich aber aus dem Auftrag ergeben.
Diese Handwerkerprogramme können laut Anbieter E-Rechnungen erstellen:
| Programm | E-Rechnung und DATEV |
|---|---|
| HERO Software | ZUGFeRD, DATEV-Export |
| ToolTime | E-Rechnung, DATEV-Schnittstelle gegen Aufpreis |
| Das Programm | KI-Rechnungserkennung und DATEV-Export im Tarif Pro |
| Plancraft | E-Rechnung enthalten, GAEB-Schnittstelle |
| pds Handwerk | Cloud oder Kauflizenz, E-Rechnung integriert |
Prüfen Sie, ob die Funktion in Ihrem Tarif enthalten und eingerichtet ist. Ältere, lokal installierte Programme haben hier teils noch Lücken. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob Ihre Version E-Rechnungen erstellen und empfangen kann.
Empfangen, prüfen, aufbewahren
Seit 2025 dürfen Ihre Lieferanten Ihnen E-Rechnungen ohne Ihre Zustimmung schicken. Einen Anspruch auf Papier oder PDF haben Sie nicht. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach.
Eine XRechnung ist reines XML. Zum Lesen brauchen Sie ein Anzeigeprogramm, viele Buchhaltungsprogramme bringen eines mit. Ob eine Datei den Regeln entspricht, prüft ein Validator. Den Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gibt es als freie Software. Nicht jeder Prüffehler macht eine Rechnung steuerlich ungültig: Laut Finanzverwaltung kommt es auf das Format und die Pflichtangaben an. Bewahren Sie den Prüfbericht mit auf.
Wie sich Empfang, Prüfung und Ablage automatisieren lassen, steht auf der Seite XRechnung und ZUGFeRD automatisieren.
Was Sie bis Jahresende tun sollten
- Gesamtumsatz 2026 abschätzen. Liegt er sicher über 800.000 Euro, muss Ihr Rechnungsprogramm ab Januar E-Rechnungen erstellen können.
- Rechnungsprogramm prüfen: Erstellt es XRechnung oder ZUGFeRD, und ist die Funktion in Ihrem Tarif eingerichtet?
- Leistungen aus 2026 möglichst bis zum 31. Dezember 2026 abrechnen. Danach geht das an Unternehmen nur noch als E-Rechnung.
- Empfang und Ablage klären: Wo kommen E-Rechnungen an, und wo liegt das Original acht Jahre lang?
- Mit Ihrer Steuerberatung abstimmen, wie die Rechnungen in die Buchhaltung kommen.
- Öffentliche Auftraggeber fragen, ob sie eine XRechnung verlangen.
Wie ein Ablauf für Eingangsrechnungen aussehen kann
In vielen Betrieben werden E-Rechnungen noch von Hand geöffnet, ausgedruckt und abgetippt. Mit einem automatisierten Ablauf, etwa mit n8n auf einem Server in Deutschland, kann das so laufen:
- Eingehende E-Mails werden auf E-Rechnungen geprüft.
- Die Rechnungsdaten werden ausgelesen und validiert, der Prüfbericht wird gespeichert.
- Beleg und XML gehen an Ihre Buchhaltung, zum Beispiel an DATEV Unternehmen online.
- Das Original wird unverändert abgelegt.
Die inhaltliche Prüfung der Rechnungen bleibt bei Ihnen. Welche Schritte sich in Ihrem Betrieb lohnen, klären wir in der Analyse.