XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format brauchen Sie?
XRechnung erfüllt die europäische Norm EN 16931. ZUGFeRD erfüllt sie ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Im Alltag liegt der Unterschied vor allem in der Darstellung: XRechnung ist reines XML, maschinenoptimiert, aber ohne Viewer nicht lesbar. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Für KMU, die Rechnungen auch visuell prüfen wollen, ist ZUGFeRD oft praktikabler.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbarkeit | Nur mit Viewer/Software | PDF lesbar, XML maschinell |
| Einsatzgebiet | Behörden (B2G), auch B2B | Mittelstand (B2B), international |
| Automatisierung | Direkt importierbar | XML-Teil extrahierbar |
| Versandpflicht ab | 2027/2028 (je nach Umsatz) | 2027/2028 (je nach Umsatz) |
Factur-X ist die französische Bezeichnung für ZUGFeRD. Beide werden gemeinsam entwickelt, sind technisch deckungsgleich und grenzüberschreitend einsetzbar.
XRechnung und ZUGFeRD werden regelmäßig aktualisiert. Im August 2026 erschien ZUGFeRD 2.5.2, XRechnung 4.0 folgt voraussichtlich im Frühjahr 2027. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob Ihre Software solche Updates mitmacht.
Die Fristen: Was gilt wann?
Die E-Rechnungspflicht kommt in drei Stufen. Verpassen Sie die Fristen, stellen Sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen aus. Ihre Kunden können dann eine berichtigte E-Rechnung verlangen.
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ihrer Lieferanten empfangen und im Original aufbewahren können. Auch Kleinunternehmer.
Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
Alle übrigen Unternehmen im B2B. Dann sind die Übergangsfristen abgelaufen. Papier und einfache PDFs sind nur noch in Ausnahmen zulässig, etwa für Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro.
Nach dem EU-Paket „ViDA“ wird die E-Rechnung ab dem 1. Juli 2030 auch bei Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Staaten Pflicht. Dazu kommt eine Meldung an die Steuerverwaltung. Deutschland plant außerdem ein eigenes Meldesystem, Details stehen noch nicht fest.
Was bei vielen KMU schiefläuft
XML-Anhang im Postfach, keiner weiß, was damit zu tun ist
Die XRechnung kommt als .xml-Datei per E-Mail. Ohne Viewer sieht der Sachbearbeiter nur Codezeilen. Die Rechnung bleibt liegen, der Lieferant mahnt.
Validierungsfehler, die erst ein Prüfbericht erklärt
Rundungsdifferenzen, falsche Zeichencodierung (Windows-1252 statt UTF-8), fehlende Pflichtfelder: Schon solche Formalien können zur Ablehnung führen. DATEV Unternehmen online zeigt dann eine Fehlerkategorie, den genauen Grund liefert erst ein Prüfbericht. Steuerlich macht nicht jeder Prüffehler die Rechnung ungültig: Laut Bundesfinanzministerium kommt es auf Format und Pflichtangaben an. Bewahren Sie den Prüfbericht mit auf.
DATEV nimmt die Rechnung nicht an
Inkonsistente Stammdaten (falsche IBAN, abweichende USt-ID), Encoding-Probleme beim CSV-Export, eine Upload Mail, die keine reine XRechnung annimmt: An diesen Stellen hakt die DATEV-Anbindung.
GoBD-konforme Archivierung vergessen
Die Rechnung wird gedruckt und abgeheftet, die digitale Datei gelöscht. Das ist ein GoBD-Verstoß. E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, unveränderbar und maschinell auswertbar.
5 Workflows, die den E-Rechnungsprozess automatisieren
XRechnung empfangen, validieren, an DATEV weiterleiten
Vorher
XML-Anhang herunterladen, in Viewer öffnen, Daten prüfen, manuell in DATEV eintippen.
Mit n8n
n8n überwacht das Postfach und erkennt XML-Anhänge. Ein Prüfdienst validiert sie gegen EN 16931 und XRechnung, etwa der KoSIT-Validator. Danach übergibt der Workflow Beleg und Daten an DATEV und archiviert die Originaldatei. Die inhaltliche Prüfung bleibt bei Ihnen.
ZUGFeRD-PDF empfangen, XML-Daten extrahieren, Buchung vorbereiten
Vorher
PDF öffnen, Beträge, Daten und Lieferant manuell abtippen, Kontierung suchen, in Buchhaltungssystem eintragen.
Mit n8n
n8n extrahiert den eingebetteten XML-Teil aus dem ZUGFeRD-PDF, liest Betrag, Datum, Lieferant und Zahlungsziel aus und bereitet die Buchung vor. Fehlen im XML Angaben, markiert der Workflow den Beleg zur Prüfung. Pflichtangaben müssen im XML stehen. Fehlen sie, fordern Sie beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung an.
Ausgangsrechnungen automatisch als ZUGFeRD erzeugen
Vorher
Rechnung als PDF erstellen, separat eine XML-Datei erzeugen, beides zusammenführen, versenden, archivieren. Oder: dem Steuerberater erklären, warum es noch kein ZUGFeRD gibt.
Mit n8n
Der Rechnungsworkflow erzeugt aus den Auftragsdaten automatisch ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML, in einem Profil, das als E-Rechnung zählt. Versand und Archivierung laufen im selben Schritt.
Fehlerhafte E-Rechnungen erkennen und Rechnungssteller informieren
Vorher
DATEV zeigt „keine valide E-Rechnung gemäß EN 16931“. Den genauen Grund muss jemand erst herausfinden. E-Mail an den Lieferanten: „Ihre Rechnung ist falsch.“ Rückfragen, Wartezeit, Eskalation.
Mit n8n
Der Validator identifiziert den konkreten Fehler (z. B. Pflichtangabe fehlt, IBAN inkonsistent, Datumsformat falsch). Eine automatische E-Mail geht an den Rechnungssteller mit dem exakten Fehlergrund und einer Korrekturanleitung.
Archivierung im Original ohne manuellen Schritt
Vorher
Rechnung drucken, in Ordner abheften, digitale Datei irgendwo auf dem Laufwerk speichern. Bei der Betriebsprüfung: suchen.
Mit n8n
Jede verarbeitete E-Rechnung wird automatisch im Originalformat (XML oder ZUGFeRD-PDF) in einem Archivsystem abgelegt, das Änderungen verhindert oder protokolliert. Die Dateien bleiben maschinell auswertbar und werden mindestens acht Jahre aufbewahrt. Prüfer bekommen strukturierten Zugriff. Ob das ganze Verfahren den GoBD entspricht, hängt auch von Ihrer Verfahrensdokumentation ab.
Was es Ihnen bringt
Die Workflows nehmen Ihrem Team vor allem das Abtippen ab. Wie viel Zeit und Geld das spart, hängt von Ihrem Belegaufkommen ab. Das schätzen wir in der Analyse mit Ihren eigenen Zahlen.