Buchhaltung automatisieren: Rechnungen, DATEV und Mahnwesen auf Autopilot.
9 bis 15 Minuten pro Rechnung, 3–5 % Fehlerquote, und am Monatsende der Steuerberater mit Rückfragen. Wer seine Buchhaltung automatisiert, macht aus dem Zeitfresser einen Hintergrundprozess.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
15 Minuten pro Rechnung
Öffnen, prüfen, Kostenstelle zuordnen, ins System eintippen. Bei 80 Eingangsrechnungen im Monat sind das 20 Stunden, nur für Datenerfassung.
9–15 Min
pro Rechnung (manuell)
Jede 20. Buchung ist falsch
3–5 % Fehlerquote bei manueller Eingabe klingt wenig. Bei Buchungsketten mit 20+ Feldern ist aber statistisch jede fünfte Erfassung betroffen.
3–5 %
Fehlerquote bei manueller Eingabe
Skonto verschenkt
12 % der KMU zahlen erst nach Fälligkeit. Bei 1 Mio. € Einkaufsvolumen lassen Sie 20.000–30.000 € Skonto pro Jahr liegen. Einfach weil die Rechnung zu spät bearbeitet wird.
20–30k €
verlorenes Skonto pro Jahr
Monatsabschluss blockiert das Team
Belege zusammensuchen, Excel-Listen abgleichen, DATEV-Export vorbereiten. Mehrere Tage Stillstand, und dann trotzdem Rückfragen vom Steuerberater.
32 Tage
durchschn. Zahlungsdauer (Soll: 14–21)
So sieht der Unterschied aus
Drei typische Abläufe — einmal mit manueller Arbeit, einmal mit Automatisierung.
Rechnungseingang per E-Mail
Vorher
- 1
PDF-Rechnung kommt per Mail, wird manuell gespeichert
- 2
Mitarbeiterin öffnet die Datei, tippt Daten ins Buchhaltungstool
- 3
Kostenstelle wird geschätzt oder nachgefragt, das dauert
- 4
Rechnung landet im falschen Ordner, Beleg fehlt beim Abschluss
Nachher
- 1
E-Mail-Eingang triggert den Workflow automatisch
- 2
OCR/XML-Parsing extrahiert alle Rechnungsdaten
- 3
Kostenstelle wird anhand von Lieferant und Betrag zugeordnet
- 4
Beleg wird GoBD-konform archiviert, DATEV-Export steht bereit
Von 15 Minuten pro Rechnung auf unter 3. Und die Fehlerquote sinkt von 3–5 % auf unter 0,1 %.
Monatsabschluss vorbereiten
Vorher
- 1
Buchhaltung sammelt Belege aus 4 verschiedenen Ordnern
- 2
Manuelle Zuordnung zu Konten und Kostenstellen
- 3
DATEV-Export wird von Hand zusammengestellt
- 4
Steuerberater meldet 12 fehlende Belege und 3 falsche Zuordnungen
Nachher
- 1
Alle Belege sind digital erfasst und vorkoniert
- 2
Automatischer Konten-Abgleich prüft Vollständigkeit
- 3
DATEV-konformer Export wird am Stichtag generiert
- 4
Steuerberater öffnet DUO und findet einen fertigen Buchungsstapel
Kein Belegesortieren mehr. Kein DATEV-Gebastel. Der Monatsabschluss läuft im Hintergrund, während Ihr Team weiterarbeitet.
Mahnwesen und Zahlungsüberwachung
Vorher
- 1
Offene Posten werden einmal pro Woche manuell geprüft
- 2
Mahnung wird erst geschrieben, wenn jemand dran denkt
- 3
Keine Übersicht, welche Kunden regelmäßig zu spät zahlen
- 4
Cashflow-Engpässe kommen überraschend
Nachher
- 1
Täglicher automatischer Abgleich: Zahlung eingegangen oder nicht
- 2
Zahlungserinnerung geht freundlich raus, 3 Tage vor Fälligkeit
- 3
Mahnstufe 1, 2, 3 mit korrekter Verzinsung und Frist
- 4
Dashboard zeigt Zahlungsverhalten pro Kunde
Professionelles Mahnwesen ohne manuellen Aufwand. Und Sie sehen auf einen Blick, wo das Geld steckt.
Was wir konkret automatisieren
| Auslöser | Prozess | Ergebnis | Tools |
|---|---|---|---|
E-Mail mit PDF/ZUGFeRD-Rechnung | OCR-Extraktion, Kontierung, GoBD-Archivierung | 80 %+ Dunkelverarbeitung ohne manuelles Eingreifen | n8nOCR-APIDATEVDMS |
Zahlungsziel überschritten | Auto-Mahnung Stufe 1–3 mit Verzugszinsen und Frist | 15 % schnellere Zahlungseingänge | n8nBuchhaltungstoolSMTP |
Monatsende (Stichtag) | Konten-Abgleich, DATEV-XML generieren, DUO-Upload | 0 Rückfragen vom Steuerberater | n8nDATEVBuchhaltungstool |
Neue Ausgangsrechnung erstellt | ZUGFeRD/XRechnung generieren, Versand, OP-Liste aktualisieren | E-Rechnungspflicht automatisch erfüllt | n8nERP/FakturaE-Mail |
E-Mail mit PDF/ZUGFeRD-Rechnung
OCR-Extraktion, Kontierung, GoBD-Archivierung
80 %+ Dunkelverarbeitung ohne manuelles Eingreifen
Zahlungsziel überschritten
Auto-Mahnung Stufe 1–3 mit Verzugszinsen und Frist
15 % schnellere Zahlungseingänge
Monatsende (Stichtag)
Konten-Abgleich, DATEV-XML generieren, DUO-Upload
0 Rückfragen vom Steuerberater
Neue Ausgangsrechnung erstellt
ZUGFeRD/XRechnung generieren, Versand, OP-Liste aktualisieren
E-Rechnungspflicht automatisch erfüllt
Was es Ihnen bringt
1.920 €
Ersparnis pro Monat (15 MA Betrieb)
< 5 Mon.
bis zum Break-even
90 %
weniger Rückfragen beim Steuerberater
60.000 €+
Netto-Mehrwert über 3 Jahre
Das passt zu Ihrer Branche
Buchhaltung-Automatisierung funktioniert branchenübergreifend. Hier sehen Sie, wie das konkret in Ihrem Bereich aussieht.
So bauen wir Ihr System auf
Von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, transparent, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Verstehen & Strukturieren
Wir schauen uns Ihre Abläufe an: was läuft wo, welche Systeme sind im Einsatz, wo hängt es. Daraus entsteht ein klarer Plan, was automatisiert werden soll und in welcher Reihenfolge.
Tabelle
Dokumente
Kalender
Umsetzen & Verbinden
Dann bauen wir die Automationen und verbinden Ihre Systeme miteinander. Jeder Workflow hat eine klare Logik, saubere Fehlerbehandlung und ist so gebaut, dass Sie ihn nachvollziehen können.
Begleiten & Absichern
Nach der Inbetriebnahme sorgen wir dafür, dass die Automationen zuverlässig im Alltag funktionieren. Wir begleiten die Einführung, übernehmen bei Bedarf Monitoring und Wartung und passen Prozesse an.
Berechtigte Fragen — ehrliche Antworten
Schluss mit Belegetippen
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie Ihre Rechnungen automatisch verarbeitet werden: von der E-Mail bis zum DATEV-Export.
Kostenlos & unverbindlich