Wo kommen wir her, und wo stehen wir?
2019 entschied der Europäische Gerichtshof: Die EU-Staaten müssen Arbeitgeber verpflichten, die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zu messen. Deutschland hat lange gezögert.
2022 folgte der BAG-Beschluss aus Erfurt, und der war unmissverständlich: Arbeitgeber sind schon heute gesetzlich verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Was noch fehlt: das konkrete Gesetz, das regelt wie. Am 18. Juni 2026 wurde ein Entwurf aus dem Bundesarbeitsministerium bekannt. Das Ministerium nennt ihn eine interne, noch nicht final abgestimmte Arbeitsfassung. Er sieht vor, die Arbeitszeit am selben Tag elektronisch zu erfassen. Arbeitgeber mit höchstens zehn Beschäftigten dürften dauerhaft auf Papier bleiben.
Der Entwurf regelt auch die Höchstarbeitszeit. Eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit erlaubt er nur über Tarifverträge. Im Koalitionsvertrag von 2025 steht diese Einschränkung nicht. Stand Oktober 2026 wird der Entwurf noch innerhalb der Bundesregierung abgestimmt. Ein Kabinettsbeschluss fehlt, ein Termin für das Inkrafttreten ebenfalls.
Was jetzt gilt:
- Arbeitgeber sind zur Zeiterfassung verpflichtet (BAG-Beschluss 2022)
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden
- Die Form (Papier vs. elektronisch) ist noch nicht gesetzlich vorgeschrieben
- Bei Kontrollen durch den Zoll oder die Gewerbeaufsicht brauchen Sie Nachweise
- Für Minijobs und Branchen wie Bau, Gebäudereinigung oder Friseure gilt schon heute eine strengere Pflicht: Beginn, Ende und Dauer spätestens nach sieben Tagen aufzeichnen (§ 17 MiLoG). In der Pflege gilt dasselbe über den Pflegemindestlohn (§ 19 AEntG)
- Fehlende Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz kosten bis zu 50.000 Euro Bußgeld
- Fehlt ein Erfassungssystem, kann die Arbeitsschutzbehörde es anordnen. Wer die Anordnung missachtet, riskiert bis zu 30.000 Euro
Kleinbetriebe bis 10 Beschäftigte: Was der Entwurf vorsieht
Erfassen müssen auch kleine Betriebe schon heute. Der BAG-Beschluss gilt für alle Arbeitgeber. Die Form ist dabei frei, Papier kann reichen.
Der Entwurf aus dem Bundesarbeitsministerium würde die elektronische Erfassung zur Regel machen. Arbeitgeber mit höchstens zehn Beschäftigten nimmt er davon dauerhaft aus. Diese Betriebe dürften weiter auf Papier dokumentieren. Für alle anderen sind Übergangsfristen geplant: Nach Inkrafttreten hätte zunächst jeder Arbeitgeber ein Jahr Zeit, Unternehmen unter 250 Beschäftigten zwei Jahre, unter 50 Beschäftigten fünf.
Hektik ist also nicht nötig. Nur sollte man die Umstellung nicht auf den letzten Drücker legen, denn ein Zeiterfassungssystem einzuführen dauert im Betrieb länger als die Software zu kaufen.
Beschäftigen Sie Minijobber oder führen Sie einen Betrieb im Bau oder in der Gebäudereinigung, gilt schon heute mehr. Dann müssen die Zeiten spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet sein, auch bei wenigen Beschäftigten. Das verlangt das Mindestlohngesetz.
Muss die Zeiterfassung minutengenau sein?
Verlangt sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich der Überstunden. So hat es das BAG 2022 formuliert. Festgehalten werden also die tatsächlichen Uhrzeiten, keine geschätzte Tagessumme. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit und werden herausgerechnet.
Ob auf Papier oder digital: Die Aufzeichnung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Kritisch wird es, wenn Zeiten erst abends aus dem Gedächtnis eingetragen werden. Ein digitales System speichert die Uhrzeit dagegen im Moment des Klicks. Der Entwurf aus dem Bundesarbeitsministerium sieht ohnehin vor, die Arbeitszeit künftig am selben Tag zu erfassen.
Bau und Gebäudereinigung: Was dort schon heute Pflicht ist
In einigen Branchen ist die Aufzeichnung schon heute genauer geregelt. Dort verlangt das Mindestlohngesetz, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufzuzeichnen (§ 17 MiLoG). Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Betroffen sind die Branchen, die § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes nennt. Dazu gehören Bau und Gebäudereinigung, seit dem 30. Dezember 2025 auch das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dieselbe Pflicht gilt für alle Minijobs, egal in welcher Branche. In der Pflege gilt sie über den Pflegemindestlohn (§ 19 AEntG).
Fehlen die Aufzeichnungen, droht ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro. Lassen Sie im Zweifel prüfen, welche Regeln für Ihren Betrieb gelten.
Was das je Branche konkret bedeutet
Handwerk: Baustelle, Keller, schlechter Empfang
Das Kernproblem: Papierstundenzettel werden abends ausgefüllt. Erinnern sich Mitarbeiter dann noch exakt an die Pausenzeiten vom Vormittag? Selten. Gleichzeitig haben viele Baustellen keinen stabilen Internetempfang. Eine Lösung: offline-fähige Apps, die beim nächsten WLAN synchronisieren.
Pflege: mobil, unterwegs, Patientenbett
Pflegekräfte arbeiten selten am Schreibtisch. Zeiterfassung muss am Smartphone funktionieren, am besten mit einem Klick. Gleichzeitig sind DSGVO-Anforderungen hier besonders streng: GPS-Daten von Pflegekräften sind sensibel. Systeme, die nur Start und Stopp erfassen, sind hier leichter zu begründen als Dauer-Tracking. Der Vorteil: Wer ohnehin auf mobile Dokumentation umstellt, etwa für den elektronischen Leistungsnachweis, kann Zeiterfassung direkt mitintegrieren.
Agenturen & Büros: Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit
Hier ist der kulturelle Widerstand am größten. Wer jahrelang mit Vertrauensarbeitszeit gearbeitet hat, empfindet Zeiterfassung als Misstrauenssignal. Dabei bleibt Vertrauensarbeitszeit möglich. Die Arbeitszeit muss trotzdem erfasst werden, das können die Beschäftigten selbst tun. Das muss man intern richtig kommunizieren und Systeme wählen, die nicht wie Überwachung wirken. Einfache Web-Formulare oder eine Stempeluhr im Browser sind oft akzeptabler als GPS-Apps.
Zeiterfassung automatisiert: Vom Handy bis zur Lohnabrechnung
Viele Betriebe brauchen keine teure HR-Software. Sie brauchen einen Prozess, der funktioniert, ohne dass Mitarbeiter extra eine neue App lernen müssen.
Beispiel-Workflow mit n8n:
- 1Mitarbeiter tippt "Start" in ein Web-Formular auf Ihrem Server, per Handy oder PC
- 2n8n speichert Uhrzeit, Datum und Namen in einer Datenbank auf Ihrem Server
- 3Bei "Stopp" wird die Dauer berechnet, erfasste Pausen werden abgezogen
- 4Die Wochenübersicht entsteht automatisch als Tabelle, etwa als Excel-Datei
- 5Monatlich: eine Stundenübersicht für die Lohnabrechnung, in dem Format, das Ihr Steuerbüro für DATEV braucht
Kein Abtippen. Keine Zettel, die verloren gehen. Und die Daten liegen auf Ihrem eigenen Server in Deutschland, nicht bei einem US-Cloud-Anbieter. Ein Web-Formular braucht allerdings Empfang. Auf Baustellen ohne Netz passt deshalb eher eine offline-fähige App.
Was Sie jetzt prüfen sollten
Haben Sie ein nachweisbares System?
Nicht ob Sie theoretisch Zeiten erfassen, sondern ob Sie bei einer Kontrolle Nachweise vorweisen können, für jeden Mitarbeiter und jeden Arbeitstag.
Erfassen Sie Beginn, Ende und Dauer?
Das verlangt das BAG für jeden Arbeitstag. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit und werden deshalb herausgerechnet. Nur die Gesamtstunden zu notieren reicht nicht.
Funktioniert es ohne Internet?
Für Handwerk und Pflege unverzichtbar. Systeme, die nur online funktionieren, versagen genau dann, wenn man sie braucht.
Ist GPS deaktiviert oder eingeschränkt?
Dauerhaftes GPS-Tracking ist rechtlich problematisch. Gibt es einen Betriebsrat, muss er bei der Einführung mitbestimmen. Prüfen Sie Ihre App-Einstellungen.