Büro-Verwaltung automatisieren: 7 % der Arbeitszeit geht für Admin drauf.
Dokumentensuche, Copy-Paste zwischen Tools, Urlaubsanträge, Reports zusammenbauen. Büroautomatisierung nimmt Ihrem Team die Aufgaben ab, die kein Geld bringen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
22 Minuten Dokumentensuche, täglich
Wo war die letzte Version? In der Mail, auf dem Desktop, im SharePoint? Jeden Tag suchen Ihre Mitarbeiter fast eine halbe Stunde nach Dateien, die längst existieren.
22 Min
Dokumentensuche pro Tag und Mitarbeiter
Copy-Paste als Geschäftsprozess
35 % der Büroangestellten übertragen Daten regelmäßig von Hand zwischen Systemen. 10–15 Stunden pro Woche. Das ist kein Workflow, das ist Zettelwirtschaft mit Bildschirm.
10–15 h
pro Woche für manuelle Datenübertragung
120 E-Mails am Tag
28 % der Arbeitszeit fließt in E-Mails. Alle 2 Minuten eine Unterbrechung. Der Produktivitätsverlust durch ständiges Umschalten liegt bei 40 %.
28 %
der Arbeitszeit für E-Mails
Jede 5. Eingabe ist falsch
27,5 % berichten von regelmäßigen Falscheingaben. Bei Prozessketten mit 20+ Datenpunkten ist statistisch jede fünfte Erfassung fehlerhaft. Fehlerkosten: rund 19,50 € pro Fall.
27,5 %
berichten regelmäßige Eingabefehler
So sieht der Unterschied aus
Drei typische Abläufe — einmal mit manueller Arbeit, einmal mit Automatisierung.
Wöchentliches Team-Meeting
Vorher
- 1
Termine manuell koordinieren, 3 Doodle-Runden bis es passt
- 2
Agenda in Word-Datei, die niemand vorher liest
- 3
Protokoll wird abgetippt, landet als PDF im Postfach
- 4
Aufgaben bleiben im Protokoll stehen, niemand trackt sie
Nachher
- 1
Meeting-Einladung mit automatisch generierter Agenda aus offenen Tasks
- 2
KI-Transkription läuft im Hintergrund mit
- 3
Protokoll wird automatisch erstellt und an alle verteilt
- 4
Aufgaben werden direkt ins Projektmanagement-Tool übertragen
45–60 Minuten gespart pro Meeting-Zyklus. Und die Aufgaben verschwinden nicht mehr im Protokoll-Nirvana.
Dokumentenablage und DSGVO
Vorher
- 1
Dateien liegen auf Desktops, in Mails, auf geteilten Laufwerken
- 2
Benennung: 'Rechnung_final_v3_NEU.pdf'
- 3
Löschfristen? Kennt niemand. DSGVO-Audit wäre ein Problem
- 4
22 Minuten Suche pro Tag, pro Mitarbeiter
Nachher
- 1
Dokument wird hochgeladen, KI erkennt Typ und Inhalt
- 2
Automatische Benennung: Datum_Kunde_Typ
- 3
Ablage im richtigen Ordner, mit korrekter Löschfrist
- 4
Suche dauert Sekunden, nicht Minuten
DSGVO-konform ohne Mehraufwand. Und nie wieder 'Hat jemand die Datei gesehen?'
Materialbestellung im Betrieb
Vorher
- 1
Mitarbeiter schickt E-Mail an Einkauf: 'Wir brauchen Schrauben'
- 2
Einkauf prüft Budget manuell, ruft beim Lieferanten an
- 3
Bestellung per Hand im Webshop, Rechnung kommt Wochen später
- 4
Wareneingang wird auf Papier notiert, oder vergessen
Nachher
- 1
QR-Code am Regal gescannt → Bestellung ausgelöst
- 2
Budget-Check und Freigabe laufen automatisch
- 3
Bestellung geht per API an den Lieferanten
- 4
Wareneingang wird digital erfasst und mit Rechnung abgeglichen
Vom Scan bis zur Verbuchung, alles ohne manuelles Eingreifen. Und der Einkauf hat den Kopf frei für Verhandlungen.
Was wir konkret automatisieren
| Auslöser | Prozess | Ergebnis | Tools |
|---|---|---|---|
Neues Dokument hochgeladen | KI-Klassifikation, Auto-Benennung, Ablage mit Löschfrist | 0 Minuten Suchzeit, DSGVO-konform | n8nOpenAISharePoint/Google Drive |
Urlaubsantrag eingereicht | Verfügbarkeit prüfen, Vorgesetzten benachrichtigen, Kalender blocken | 80 % weniger Verwaltungsaufwand pro Antrag | n8nPersonio/HRworksGoogle Calendar |
Monatsende (Reporting-Stichtag) | Daten aus CRM, Buchhaltung und Projekttools zusammenführen | Fertiger Report ohne manuelles Copy-Paste | n8nGoogle SheetsCRMBuchhaltungstool |
Reisekosten-Beleg fotografiert | KI-Extraktion, Pauschalen-Berechnung, Freigabe-Workflow | 90 % weniger Aufwand pro Reisekostenabrechnung | n8nOCR-APIBuchhaltungstool |
Neues Dokument hochgeladen
KI-Klassifikation, Auto-Benennung, Ablage mit Löschfrist
0 Minuten Suchzeit, DSGVO-konform
Urlaubsantrag eingereicht
Verfügbarkeit prüfen, Vorgesetzten benachrichtigen, Kalender blocken
80 % weniger Verwaltungsaufwand pro Antrag
Monatsende (Reporting-Stichtag)
Daten aus CRM, Buchhaltung und Projekttools zusammenführen
Fertiger Report ohne manuelles Copy-Paste
Reisekosten-Beleg fotografiert
KI-Extraktion, Pauschalen-Berechnung, Freigabe-Workflow
90 % weniger Aufwand pro Reisekostenabrechnung
Was es Ihnen bringt
45 Min
Zeitersparnis pro Mitarbeiter und Tag
108.900 €
Ersparnis pro Jahr (12 MA Betrieb)
500 %+
ROI im ersten Jahr
1,5 FTE
Kapazität frei für strategische Arbeit
Das passt zu Ihrer Branche
Büro-Automatisierung funktioniert branchenübergreifend. Hier sehen Sie, wie das konkret in Ihrem Bereich aussieht.
So bauen wir Ihr System auf
Von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, transparent, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Verstehen & Strukturieren
Wir schauen uns Ihre Abläufe an: was läuft wo, welche Systeme sind im Einsatz, wo hängt es. Daraus entsteht ein klarer Plan, was automatisiert werden soll und in welcher Reihenfolge.
Tabelle
Dokumente
Kalender
Umsetzen & Verbinden
Dann bauen wir die Automationen und verbinden Ihre Systeme miteinander. Jeder Workflow hat eine klare Logik, saubere Fehlerbehandlung und ist so gebaut, dass Sie ihn nachvollziehen können.
Begleiten & Absichern
Nach der Inbetriebnahme sorgen wir dafür, dass die Automationen zuverlässig im Alltag funktionieren. Wir begleiten die Einführung, übernehmen bei Bedarf Monitoring und Wartung und passen Prozesse an.
Berechtigte Fragen — ehrliche Antworten
Schluss mit Zettelwirtschaft
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die 3 Zeitfresser in Ihrem Büro und wie Sie die ohne IT-Projekt loswerden.
Kostenlos & unverbindlich