Die drei Fristen auf einen Blick
Der Gesetzgeber hat die Einführung in drei Phasen gestaffelt. Das klingt entspannt – ist es aber nicht, wenn man die erste Phase verpasst hat.
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Zustimmung des Empfängers darf Ihr Auftraggeber Ihnen jetzt strukturierte Rechnungen im XML-Format schicken. Können Sie sie nicht verarbeiten, ist das Ihr Problem – nicht seines.
Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz im Vorjahr müssen selbst E-Rechnungen versenden. Für SHK-Betriebe mit Wartungsverträgen bei Wohnungsbaugesellschaften oder Kommunen betrifft das oft mehr Kunden als erwartet.
Dann gilt die Versandpflicht ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Keine Ausnahme für kleinere Betriebe. Das Bundesfinanzministerium hat das in seinen FAQ zur E-Rechnungspflicht klargestellt.
Ausnahmen: B2C-Rechnungen (Privatkunden), Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und steuerfreie Umsätze fallen nicht unter die Pflicht. Wer ausschließlich Privatkunden hat, muss vorerst nichts ändern.
XRechnung oder ZUGFeRD – was ist was?
Zwei Formate, zwei Einsatzbereiche. Und ein häufiges Missverständnis: Viele Betriebe denken, das sei dasselbe.
| Format | Was es ist | Wann nötig |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML – kein PDF, nur Maschinendaten | Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern (Bund, Länder, Kommunen) |
| ZUGFeRD | PDF + eingebettetes XML – lesbar für Mensch und Maschine | Für B2B mit privaten Unternehmen – die bessere Alltagslösung |
| PDF per E-Mail | Reine Bilddatei ohne Strukturdaten | Ab 2027/2028 im B2B nicht mehr ausreichend |
Ein Elektrobetrieb, der Aufträge für städtische Schulen oder kommunale Einrichtungen abrechnet, schickt XRechnungen – das ist für öffentliche Auftraggeber schon seit 2020 (Bund) bzw. 2022 (Länder und Kommunen) Pflicht. Wer das bisher ignoriert hat, sollte das dringend prüfen.
Für alle anderen B2B-Kunden – also andere Handwerksbetriebe, GmbHs, Einzelunternehmen – ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl. Die meisten modernen Handwerkerprogramme unterstützen das inzwischen.
GoBD-Archivierung: Der häufigste Fehler
Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe eine Lücke haben – auch wenn sie glauben, alles richtig zu machen.
Das Missverständnis, das teuer werden kann:
Wer eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei ausdruckt und in den Ordner heftet, hat buchhalterisch keinen gültigen Beleg mehr. GoBD-konforme Archivierung bedeutet: Das digitale Original muss erhalten bleiben. Ein Ausdruck ist rechtlich wertlos – und gefährdet im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug.
Was das konkret bedeutet: Sie brauchen ein System, das Eingangsrechnungen digital empfängt, ablegt, versionssicher aufbewahrt und im Zweifel dem Finanzamt vorzeigbar macht. Viele Handwerkerprogramme bieten das schon an – einige aber nur gegen Aufpreis oder als Zusatzmodul.
In Diskussionen auf dem HaustechnikDialog – einem der größten deutschen Handwerkerforen – taucht dieses Problem regelmäßig auf. Meister berichten, dass ihr Steuerberater beim Jahresabschluss plötzlich fehlende digitale Originalbelege bemängelt, obwohl physisch alles vorhanden schien. Das lässt sich vermeiden – wenn man rechtzeitig das richtige System hat.
Welche Handwerkersoftware ist E-Rechnung-tauglich?
Die meisten modernen Handwerkerlösungen haben nachgezogen – zumindest in der aktuellen Version. Was Sie beim nächsten Update konkret prüfen sollten:
| Software | Preis | E-Rechnung & DATEV |
|---|---|---|
| HERO Software | ab 59 €/Monat | XRechnung + ZUGFeRD, DATEV-Schnittstelle, gute UX |
| ToolTime | ab 79 €/Monat | E-Rechnung-Modul verfügbar, stark für SHK und Elektro |
| Das Programm | ab 39,90 €/Monat | KI-gestützte Belegverarbeitung, DATEV-Export |
| Plancraft | ab 29,90 €/Monat | Schlank, GAEB-Fokus, E-Rechnung in neueren Versionen |
| pds Handwerk | auf Anfrage | Vollständiges Cloud-ERP, E-Rechnung integriert |
Ältere Desktop-Installationen – manche sykasoft-Versionen, lokal betriebene Lösungen aus den 2010er-Jahren – haben hier oft noch Lücken. Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter ein Update für 2025 angekündigt hat. Falls nicht, ist das ein konkreter Grund für einen Wechsel.
DATEV und Automatisierung: Wo die Stunden verschwinden
Der klassische Ablauf in einem nicht-automatisierten Betrieb:
- 1E-Rechnung kommt per E-Mail an
- 2Mitarbeiter öffnet sie, druckt sie aus
- 3Gibt sie dem Chef
- 4Chef tippt Zahlen in DATEV ein
- 5Beleg landet im Ordner
- 6Steuerberater kommt monatlich
Jeder dieser Schritte kostet Zeit. Und jeder Schritt ist ein Fehler-Risiko. Vertippte Belegnummern, falsche Kostenstellen, vergessene Anhänge – das sind keine Einzelfälle.
Mit einem n8n-Workflow läuft das anders:
- Eingehende E-Mails werden automatisch auf XML-Anhänge geprüft
- Gültige E-Rechnungen werden ausgelesen und validiert
- Buchungsdaten landen direkt in DATEV Unternehmen Online
- Archivierung erfolgt automatisch im GoBD-konformen Format
- Steuerberater erhält automatisch eine monatliche Zusammenfassung
Laut Analysen von Handwerksbetrieben, die auf automatisierte Workflows umgestellt haben, liegt die Zeitersparnis bei 5 bis 9 Stunden pro Woche – je nach Rechnungsvolumen. Bei einem Verrechnungssatz von 60 Euro amortisiert sich eine solche Lösung schnell. Das ist keine Hochrechnung – das sind gemessene Werte aus der Praxis.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
Software prüfen
Kann Ihre aktuelle Handwerkersoftware E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren? Nicht theoretisch – sondern aktiviert und eingerichtet.
Steuerberater fragen
Sprechen Sie über die Archivierung. Viele Betriebe archivieren noch falsch, ohne es zu wissen. Das sollte vor der nächsten Betriebsprüfung geklärt sein.
Öffentliche Auftraggeber prüfen
Falls Sie Aufträge für Kommunen, Schulen oder Ämter abrechnen: XRechnung-Versand ist für Sie Pflicht. Wenn Sie das bisher per PDF gelöst haben, brauchen Sie jetzt ein Update.
DATEV-Prozess automatisieren
Wenn Sie Eingangsrechnungen noch manuell verarbeiten, ist das vermeidbare Arbeit. Wir zeigen Ihnen, wie ein automatisierter Workflow konkret für Ihren Betrieb aussieht.
Häufige Fragen
Müssen Handwerker mit Privatkunden E-Rechnungen schreiben?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich im B2B-Bereich, also zwischen zwei Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen – dort ändert sich zunächst nichts.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML – maschinenlesbar, kein sichtbares Dokument. Es ist Pflicht für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Behörden, Schulen oder Kommunen. ZUGFeRD kombiniert ein normales PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz: Menschen können es lesen, Buchhaltungssysteme können es automatisch verarbeiten. Für Betriebe mit privaten Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch?
Für Privatkunden: ja. Für Geschäftskunden gilt seit Januar 2025, dass eine einfache PDF-Rechnung nur noch als 'sonstige Rechnung' eingestuft wird – sie erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht. Bis Ende 2026 wird das noch geduldet. Ab 2027 und 2028 greifen die Versandpflichten.
Was passiert, wenn ich E-Rechnungen nicht empfangen kann?
Die Haftung für korrekte Verarbeitung liegt bei Ihnen. Können Sie eine E-Rechnung nicht im Originalformat archivieren, riskieren Sie Probleme beim Vorsteuerabzug und bei einer Betriebsprüfung. GoBD-konforme Archivierung setzt voraus, dass das digitale Original erhalten bleibt – ein Ausdruck genügt nicht.
Kann n8n bei der E-Rechnung helfen?
Ja. Mit n8n lässt sich der gesamte Eingangsrechnungs-Prozess automatisieren: Der Workflow prüft E-Mails auf XML-Anhänge, liest die Rechnungsdaten aus, validiert sie und überträgt sie direkt in DATEV Unternehmen Online oder Ihre Buchhaltungssoftware. Manuelles Abtippen entfällt komplett.
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