Vertrieb automatisieren: Anfragen kommen rein. Dann passiert zu wenig.
35 % aller B2B-Leads gehen verloren, weil niemand schnell genug reagiert. Wer seinen Vertrieb automatisiert, qualifiziert Anfragen in Minuten statt Tagen und verliert keinen Lead mehr an die Konkurrenz.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Zu langsame Reaktion
Nur 27 % der Unternehmen kontaktieren Leads innerhalb von 5 Minuten. Wer länger als eine Stunde braucht, halbiert seine Abschluss-Chance.
27 %
reagieren in unter 5 Minuten
Leads verschwinden im Postfach
Anfrage kommt per Mail, per Formular, per Telefon. Ohne System landet alles irgendwo, und ein Drittel geht komplett verloren.
35 %
aller B2B-Leads gehen verloren
CRM ist Datenmüll
Nur 14 % der CRM-Daten gelten als aktuell. Duplikate, fehlende Felder, veraltete Kontakte. Kein Vertrieb kann damit zuverlässig arbeiten.
14 %
der CRM-Daten als aktuell eingestuft
19 Minuten pro Lead, manuell
Daten abtippen, ins CRM übertragen, Follow-up planen. Pro Anfrage vergehen fast 20 Minuten, bevor irgendjemand inhaltlich arbeitet.
19 Min
Datenerfassung pro Lead
So sieht der Unterschied aus
Drei typische Abläufe — einmal mit manueller Arbeit, einmal mit Automatisierung.
Anfrage über die Website
Vorher
- 1
Kontaktformular geht als E-Mail im Postfach ein
- 2
Vertriebsleiter sieht die Mail irgendwann zwischen 30 anderen
- 3
Manuelle Eingabe ins CRM: Name, Firma, Anliegen abtippen
- 4
Follow-up wird als Erinnerung im Kalender gesetzt
- 5
3 Tage später: Lead hat schon beim Wettbewerber angefragt
Nachher
- 1
Formular-Eingang triggert automatisch den Workflow
- 2
KI bewertet die Anfrage: Branche, Unternehmensgröße, Dringlichkeit
- 3
CRM-Eintrag wird automatisch angelegt, korrekt und vollständig
- 4
Personalisierte Bestätigung geht in unter 2 Minuten raus
- 5
Vertrieb bekommt Slack-Nachricht mit Scoring und nächstem Schritt
Statt 3 Tage Reaktionszeit: unter 2 Minuten. Der Lead fühlt sich ernst genommen, und der Vertrieb arbeitet mit sauberen Daten.
Follow-up nach Erstgespräch
Vorher
- 1
Nach dem Gespräch: Notizen in Outlook, CRM bleibt leer
- 2
Follow-up ist 'im Kopf', bis der nächste Termin dazwischen kommt
- 3
Nach 2 Wochen: niemand hat sich gemeldet
- 4
Lead ist kalt, Chance verpasst
Nachher
- 1
Gesprächs-Status im CRM wird aktualisiert
- 2
Automatisches Follow-up nach 48 Stunden mit konkretem Vorschlag
- 3
Bei Nicht-Reaktion: zweites Follow-up nach 5 Tagen, anderer Kanal
- 4
Inaktive Leads wandern automatisch in Nurturing-Strecke
Kein Lead fällt mehr durchs Raster. Das Follow-up läuft, auch wenn der Vertrieb gerade auf der Baustelle steht.
Messe-Kontakte nachfassen
Vorher
- 1
80 Visitenkarten nach der Messe auf dem Schreibtisch
- 2
Eine Woche später: manuelle Eingabe ins CRM, Tippfehler inklusive
- 3
Standard-Mail an alle, ohne Bezug zum Gespräch
- 4
Die Hälfte der Kontakte wird nie wieder angesprochen
Nachher
- 1
Kontakt-Scan am Stand → Daten sofort im CRM
- 2
Tags für Gesprächsthema, Branche, Interesse werden direkt gesetzt
- 3
Personalisierte Dankes-Mail geht am selben Abend raus
- 4
Automatische Einladung zum Folgetermin nach 3 Tagen
80 Kontakte in einer Woche statt in einem Monat nachbearbeitet. Und keiner wird vergessen.
Was wir konkret automatisieren
| Auslöser | Prozess | Ergebnis | Tools |
|---|---|---|---|
Formular auf Website ausgefüllt | KI-Scoring, CRM-Eintrag, personalisierte Bestätigung | Erste Reaktion in unter 2 Minuten | n8nHubSpot/PipedriveOpenAI |
Lead seit 5 Tagen ohne Aktivität | Follow-up-Mail mit individuellem Inhalt, Kanal-Wechsel | 30 % Re-Engagement-Rate | n8nCRMSMTP |
Wöchentlicher CRM-Check (Sonntag 03:00) | Duplikate finden, fehlende Felder markieren, Inaktive archivieren | CRM-Datenqualität dauerhaft über 90 % | n8nCRM-APIGoogle Sheets |
Neuer Kontakt nach Messe/Event | Auto-CRM-Eintrag, Tagging, Dankes-Mail, Termin-Einladung | 100 % Nachbearbeitung, 0 vergessene Kontakte | n8nCRMCalendlySMTP |
Formular auf Website ausgefüllt
KI-Scoring, CRM-Eintrag, personalisierte Bestätigung
Erste Reaktion in unter 2 Minuten
Lead seit 5 Tagen ohne Aktivität
Follow-up-Mail mit individuellem Inhalt, Kanal-Wechsel
30 % Re-Engagement-Rate
Wöchentlicher CRM-Check (Sonntag 03:00)
Duplikate finden, fehlende Felder markieren, Inaktive archivieren
CRM-Datenqualität dauerhaft über 90 %
Neuer Kontakt nach Messe/Event
Auto-CRM-Eintrag, Tagging, Dankes-Mail, Termin-Einladung
100 % Nachbearbeitung, 0 vergessene Kontakte
Was es Ihnen bringt
80 %
schnellere Erst-Reaktion auf Anfragen
~90 h
Zeitersparnis im Vertrieb pro Monat
+35 %
höhere Konversionsrate durch Speed-to-Lead
400 %+
ROI im ersten Jahr (12–25 MA Betrieb)
Das passt zu Ihrer Branche
Vertrieb-Automatisierung funktioniert branchenübergreifend. Hier sehen Sie, wie das konkret in Ihrem Bereich aussieht.
So bauen wir Ihr System auf
Von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, transparent, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Verstehen & Strukturieren
Wir schauen uns Ihre Abläufe an: was läuft wo, welche Systeme sind im Einsatz, wo hängt es. Daraus entsteht ein klarer Plan, was automatisiert werden soll und in welcher Reihenfolge.
Tabelle
Dokumente
Kalender
Umsetzen & Verbinden
Dann bauen wir die Automationen und verbinden Ihre Systeme miteinander. Jeder Workflow hat eine klare Logik, saubere Fehlerbehandlung und ist so gebaut, dass Sie ihn nachvollziehen können.
Begleiten & Absichern
Nach der Inbetriebnahme sorgen wir dafür, dass die Automationen zuverlässig im Alltag funktionieren. Wir begleiten die Einführung, übernehmen bei Bedarf Monitoring und Wartung und passen Prozesse an.
Berechtigte Fragen — ehrliche Antworten
Kein Lead mehr verlieren
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wo in Ihrem Vertrieb Anfragen liegen bleiben und wie Sie das ab nächster Woche abstellen.
Kostenlos & unverbindlich