Steuerkanzleien, die Mandate betreuen statt Belege sortieren.
60 Minuten manueller Aufwand pro Mandat und Monat, eine Nichtbesetzungsquote von 59 % bei offenen Stellen: Kanzleien mit 3–15 Mitarbeitern können kein weiteres Personal mehr gewinnen, aber ihr Volumen wächst. Wir automatisieren Belegerfassung, Fristen und Onboarding, damit Ihr Team skaliert ohne zu wachsen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
100 Mandate, 100 Stunden verlorene Büroarbeit pro Monat
Manuelle Belegerfassung kostet 60 Minuten pro Mandat und Monat. Bei 100 aktiven Mandaten summiert sich das auf eine Vollzeitstelle, die ausschließlich Belege sortiert. Dieser Aufwand landet nie auf einer Rechnung, ist aber dennoch Ihr größter Kostenblock.
100 h
monatlicher Zeitverlust durch manuelle Belegerfassung bei 100 Mandaten
Fristversäumnisse, die Sie persönlich haften lassen
Fristen in Excel und Outlook zu verwalten ist fehleranfällig. Wenn ein Fristerinnerung untergeht, drohen Säumniszuschläge nach § 110 AO, Haftungsrisiken und Mandantenverluste. In einem Berufsfeld, das bereits mit einem Durchschnittsalter von 53,6 Jahren kämpft, kann sich keine Kanzlei einen solchen Reputationsschaden leisten.
59 %
Nichtbesetzungsquote offener Stellen in Einzelkanzleien, kein Puffer mehr für Fehler
Mandanten-Onboarding kostet 150 €, den niemand abrechnet
Stammdaten erfassen, GwG-Prüfung, DATEV anlegen, Cloud-Ordner einrichten, Vertrag unterschreiben: jedes neue Mandat kostet 150 € an manuellem Aufwand. Automatisiert sind es 15 €. Die 135 € Differenz zahlen Sie bei jedem Neuzugang still aus eigener Tasche.
90 %
weniger Kosten beim Mandanten-Onboarding durch vollständige Automatisierung
DATEV-Medienbrüche, die täglich Zeit verschwenden
CSV-Exporte mit falschem Encoding, Windows-1252 statt UTF-8, manuelle Korrekturrunden: der Transfer zwischen DATEV und externen Systemen kostet täglich Stunden, die in keiner Kalkulation auftauchen. Die 'DATEV macht das schon'-Annahme stimmt nur innerhalb des Ökosystems. Außerhalb regiert der Medienbruch.
2,5 %
Fehlerquote bei manueller Datenerfassung, automatisiert unter 0,8 %
Was wir für Ihren Betrieb automatisieren
Typische Abläufe, die wir für Steuerberater & Buchhaltungsbüros-Betriebe umsetzen, unabhängig davon welche Software Sie heute nutzen.
Beleg kommt rein: DATEV-Buchungsvorschlag in Sekunden
E-Mail- oder Drive-Trigger erkennt eingehende Belege, ein OCR-Modul extrahiert Betrag, Datum und Lieferant, eine KI kategorisiert und erzeugt den DATEV EXTF-Datensatz. Upload erfolgt automatisch. Kein manueller Eingriff, keine Encoding-Probleme, 8–10 Minuten pro Beleg eingespart.
Mandanten-Onboarding: von Formular bis DATEV in 90 Sekunden
Neues Mandat füllt Online-Formular aus. n8n synchronisiert die Daten automatisch in CRM, DATEV via Klardaten-API, Cloud-Ordner und GwG-Prüfung. Die Willkommens-E-Mail mit Zugangsdaten geht sofort raus. Kein manueller Eingriff, 90 % weniger Aufwand.
Fristen-Monitor: Erinnerung bevor das Problem entsteht
Täglicher Cron-Job prüft alle offenen Fristen. Sind Unterlagen drei Wochen vor Fälligkeit noch offen, geht automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an den Mandanten. Unter drei Tagen eskaliert das System direkt an den Kanzleipartner. Kein Fristversäumnis mehr durch vergessene Outlook-Erinnerungen.
Jahresabschluss-Vorbereitung ohne Rückfragerunden
Vier Wochen vor dem Abschlusstermin analysiert ein Workflow automatisch ungeklärte Posten und fehlende Belege. Mandanten bekommen eine strukturierte Checkliste mit genau den Unterlagen, die noch fehlen. Keine pauschalen 'Bitte alles schicken'-Mails mehr.
E-Rechnungspflicht automatisch umsetzen
Eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien werden automatisch erkannt, validiert, in das DATEV-Format überführt und archiviert. GoBD-konform, revisionssicher, ohne manuellen Übertrag. Kanzleien, die das heute aufsetzen, sind bei Mandantenumstellungen ab 2025 schon fertig.
DATEV-Belege mit externen Systemen synchronisieren
Mandanten mit Shopify, Salesforce oder eigenem ERP: n8n sorgt dafür, dass Daten automatisch zwischen diesen Systemen und DATEV fließen. Transaktionen aus dem Online-Shop landen automatisch als DATEV-Buchungsvorschlag. Kein CSV-Export, kein manueller Import, keine Encoding-Fehler.
Ihr Ablauf ist nicht dabei?
Diese Beispiele sind die häufigsten in Steuerberater & Buchhaltungsbüros-Betrieben — nicht alle. Was sich täglich wiederholt und manuell läuft, lässt sich meistens automatisieren. In 30 Minuten finden wir heraus, was das bei Ihnen bedeutet.
Monatsabschluss. Fertig bevor das Postfach überläuft.
Vorher
- 1
Letzter Werktag: E-Mail-Postfach mit 34 Anhängen von 12 Mandanten
- 2
Jede Datei einzeln öffnen, prüfen, umbenennen, ins DATEV-Ordner schieben
- 3
Encoding-Fehler beim CSV-Import: manuelle Korrektur, erneuter Versuch
- 4
Drei Mandanten haben noch nichts geschickt, Telefonate beginnen
- 5
Um 19:00 Uhr ist der Abschluss noch nicht fertig
Nachher
- 1
Belege landen automatisch im Eingangsordner: E-Mail, Portal oder Scan
- 2
OCR extrahiert alle Daten, KI kategorisiert und erstellt DATEV-Buchungsvorschlag
- 3
Mandanten mit fehlenden Unterlagen bekommen automatisch eine Erinnerung
- 4
DATEV-Upload läuft vollautomatisch, Encoding wird korrekt behandelt
- 5
Abend frei. Die Kanzlei hat längst fertig.
Das Team konzentriert sich auf Beratung und Mandantengespräche, nicht auf Belegsortierung und Rückfragen.
So bauen wir Ihr System auf
Von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, transparent, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Verstehen & Strukturieren
Wir schauen uns Ihre Abläufe an: was läuft wo, welche Systeme sind im Einsatz, wo hängt es. Daraus entsteht ein klarer Plan, was automatisiert werden soll und in welcher Reihenfolge.
Tabelle
Dokumente
Kalender
Umsetzen & Verbinden
Dann bauen wir die Automationen und verbinden Ihre Systeme miteinander. Jeder Workflow hat eine klare Logik, saubere Fehlerbehandlung und ist so gebaut, dass Sie ihn nachvollziehen können.
Begleiten & Absichern
Nach der Inbetriebnahme sorgen wir dafür, dass die Automationen zuverlässig im Alltag funktionieren. Wir begleiten die Einführung, übernehmen bei Bedarf Monitoring und Wartung und passen Prozesse an.
Berechtigte Fragen, ehrliche Antworten
Weitere Gewerke
Auch für andere Bereiche im Bau & Handwerk haben wir fertige Lösungen.
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Wie viele Stunden verliert Ihre Kanzlei jeden Monat an Belegsortierung?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, welche Prozesse in Ihrer Kanzlei sofort automatisierbar sind, mit konkreten Zahlen auf Ihre Mandantenzahl bezogen. Kostenlos und unverbindlich.
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