Kanzleien, die Mandate gewinnen statt Akten suchen.
9 bis 20 Minuten pro Beleg, bis zu 40 % der Arbeitszeit in reiner Verwaltung: Anwaltskanzleien mit 5–30 Mitarbeitern verlieren täglich Stunden an Aufgaben, die kein Mandant bezahlt und kein Jurist studiert hat. Wir automatisieren den administrativen Unterbau, damit Ihre Juristen Recht sprechen statt Akten verwalten.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
40 % der Arbeitszeit: Administration statt Rechtsberatung
Dokumentenablage, Fristüberwachung, Mandanten-Onboarding, Posteingang bearbeiten: fast die Hälfte der Kanzleiarbeit entsteht nicht durch rechtliche Komplexität, sondern durch administrative Routinen. Das ist Zeit, die nicht abgerechnet werden kann, trotzdem fällt sie jeden Tag an.
40 %
der Arbeitszeit entfallen auf Verwaltungsaufgaben, die keine juristische Expertise erfordern
154 Arbeitstage pro Jahr an reinen Routinetätigkeiten
Fristenmanagement in Excel und Outlook, manuelle Wiedervorlagen, händische Dokumentenklassifizierung: eine Kanzlei mit 10 Mitarbeitern verliert rein rechnerisch 154 Arbeitstage pro Jahr an Aufgaben, die vollständig automatisierbar wären. Das sind fast vier Vollzeit-Monate produktiver Kapazität.
154
Arbeitstage pro Jahr durch vermeidbare Routinetätigkeiten in einer 10-Personen-Kanzlei
beA-Integration als täglicher Zeitfresser
Das besondere elektronische Anwaltspostfach ist Pflicht, aber die manuelle Bearbeitung ist es nicht. Eingehende beA-Nachrichten manuell sichten, klassifizieren, dem richtigen Mandat zuordnen und an den zuständigen Anwalt weiterleiten: ein Prozess, der täglich läuft und täglich Zeit kostet.
70 %
schnellere Vorbereitung durch KI-gestützte Dokumentenanalyse und Aktenrecherche
Mandanten-Onboarding: 5 bis 6 Stunden Aufwand pro Neumandat
Interessenkollisionsprüfung, Stammdatenerfassung, Vollmacht, Vertrag, Aktenanlage: jedes neue Mandat kostet 5–6 Stunden reiner Bearbeitungszeit, bevor die eigentliche juristische Arbeit beginnt. Bei 20 Neumandaten im Monat sind das 100–120 Stunden. Das entspricht einer Vollzeitstelle, die nur Onboarding macht.
5–6 h
Bearbeitungszeit pro Neumandat bis zur vollständigen Aktenanlage
Was wir für Ihren Betrieb automatisieren
Typische Abläufe, die wir für Rechtsanwaltskanzleien-Betriebe umsetzen, unabhängig davon welche Software Sie heute nutzen.
beA-Eingang automatisch klassifizieren und zuweisen
Eingehende beA-Nachrichten werden automatisch nach Aktenzeichen erkannt, dem richtigen Mandat zugeordnet und dem zuständigen Anwalt zur Bearbeitung zugewiesen. Fristauslösende Schriftstücke erkennt das System automatisch und legt die Fristen direkt im Fristenkalender an. Kein manueller Schritt, keine vergessene Wiedervorlage.
KI-Dokumentenanalyse: Vertrag in Minuten statt Stunden durcharbeiten
Eingehende Verträge und Schriftstücke werden automatisch analysiert, zusammengefasst und mit der bestehenden Akte verknüpft. Retrieval-Augmented Generation ermöglicht gezielte Fragen an den Aktenbestand: 'Welche Fristen laufen in diesem Mandat noch?' Die Antwort kommt in Sekunden, nicht nach Stunden Aktenrecherche.
Mandanten-Onboarding: von Erstanfrage bis Aktenanlage in 10 Minuten
Mandant füllt digitales Onboarding-Formular aus. n8n prüft automatisch auf Interessenkollisionen im Aktensystem, legt das Mandat an, fordert fehlende Unterlagen an und schickt den Mandantenvertrag zur digitalen Signatur. Kein Medienbruch, 90 % weniger manueller Aufwand.
Automatische Fristenüberwachung mit Eskalation
Täglicher Cron-Job prüft alle laufenden Fristen. Drei Wochen vor Ablauf: automatische Erinnerung an den zuständigen Anwalt. Eine Woche vor Ablauf: Eskalation an den Kanzleipartner. Tag vor Ablauf: SMS-Alert. Kein Fristversäumnis mehr durch vergessene Outlook-Wiedervorlagen.
Dokumentenfluss: von Eingang bis revisionssicherer Archivierung
Eingehende Dokumente (per E-Mail, beA oder Scan) werden automatisch erkannt, klassifiziert, mit OCR lesbar gemacht, dem richtigen Mandat zugeordnet und revisionssicher archiviert. Volltextsuche über den gesamten Aktenbestand. GoBD-konform, DSGVO-konform, alles auf deutschem Server.
Zeiterfassung automatisch aus Aktivitäten generieren
Dokument geöffnet, E-Mail beantwortet, beA-Nachricht bearbeitet: aus diesen Aktivitäten generiert das System automatisch Zeiterfassungsvorschläge. Der Anwalt bestätigt oder korrigiert, statt am Freitagabend zu rekonstruieren, was in welchem Mandat getan wurde. Kein Revenue Leakage mehr.
Ihr Ablauf ist nicht dabei?
Diese Beispiele sind die häufigsten in Rechtsanwaltskanzleien-Betrieben — nicht alle. Was sich täglich wiederholt und manuell läuft, lässt sich meistens automatisieren. In 30 Minuten finden wir heraus, was das bei Ihnen bedeutet.
Freitagmorgen. Alle Fristen im Griff, bevor der erste Kaffee kalt wird.
Vorher
- 1
08:00 Uhr: 12 neue beA-Nachrichten im Postfach. Welche davon sind fristauslösend?
- 2
Jede Nachricht einzeln öffnen, lesen, Aktenzeichen zuordnen, Frist berechnen
- 3
Outlook-Wiedervorlage anlegen, oder Post-it wenn es schnell gehen muss
- 4
Drei Mandate haben heute Fristende, erst jetzt bemerkt
- 5
Freitagabend: Kanzlei noch besetzt, Fristenfeuerwehr läuft
Nachher
- 1
06:30 Uhr: n8n verarbeitet alle neuen beA-Nachrichten automatisch
- 2
Fristauslösende Schriftstücke erkannt, Fristen berechnet, Kalender aktualisiert
- 3
Jeder Anwalt bekommt um 08:00 Uhr seine strukturierte Tagesliste
- 4
Fristende in drei Tagen: automatischer Alert gestern Abend bereits raus
- 5
Freitagabend: Kanzlei leer, alle Fristen erledigt
Das Team arbeitet an Mandaten statt an Verwaltung. Fristen werden nicht mehr verpasst, weil der Prozess sie überwacht, nicht die Erinnerung eines Menschen.
So bauen wir Ihr System auf
Von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, transparent, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Verstehen & Strukturieren
Wir schauen uns Ihre Abläufe an: was läuft wo, welche Systeme sind im Einsatz, wo hängt es. Daraus entsteht ein klarer Plan, was automatisiert werden soll und in welcher Reihenfolge.
Tabelle
Dokumente
Kalender
Umsetzen & Verbinden
Dann bauen wir die Automationen und verbinden Ihre Systeme miteinander. Jeder Workflow hat eine klare Logik, saubere Fehlerbehandlung und ist so gebaut, dass Sie ihn nachvollziehen können.
Begleiten & Absichern
Nach der Inbetriebnahme sorgen wir dafür, dass die Automationen zuverlässig im Alltag funktionieren. Wir begleiten die Einführung, übernehmen bei Bedarf Monitoring und Wartung und passen Prozesse an.
Berechtigte Fragen, ehrliche Antworten
Weitere Gewerke
Auch für andere Bereiche im Bau & Handwerk haben wir fertige Lösungen.
Zurück zur Übersichtsseite Finanzen & Recht
Wie viele Stunden verbringt Ihr Team täglich mit Verwaltung statt mit Recht?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, welche Prozesse in Ihrer Kanzlei den größten Hebel bieten, konkret auf Ihre Mandatszahl und Teamgröße bezogen. Kostenlos und unverbindlich.
Kostenlos & unverbindlich