B2B Großhandel, der Aufträge verarbeitet statt einzutippen.
Montag früh, 50 PDF-Bestellungen im Postfach. Ihr Innendienst tippt drei Stunden lang Artikelnummern in JTL, statt Kunden zu beraten. Wir automatisieren die Auftragserfassung, Kreditprüfung und das Mahnwesen, damit Ihr Team dort arbeitet, wo Marge entsteht.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
50 PDF-Bestellungen. 3 Stunden Tipparbeit.
Bestellungen kommen per E-Mail als PDF. Ein Innendienstmitarbeiter öffnet jedes Dokument, liest Kundennummern, Artikelnummern und Mengen, und tippt sie manuell in JTL oder Xentral. 15 Minuten pro Auftrag, 3 Prozent Fehlerquote, und bei 10.000 Aufträgen pro Jahr entstehen allein durch Fehllieferungen 15.000 Euro Korrekturkosten.
15 Min.
Zeitaufwand pro manuell erfasster Bestellung, mit KI-Extraktion: Sekunden
Jeder Auftrag braucht eine Kreditprüfung. Manuell.
Bevor ein Auftrag freigegeben werden kann, prüft jemand in der Buchhaltung: Kreditlimit überschritten? Offene Posten? Diese Rückfrage verzögert jeden Auftrag und bindet Kapazität in der Buchhaltung. 83 Prozent der Unternehmen sehen kurze Zykluszeiten als entscheidenden Wettbewerbsfaktor.
83 %
der B2B-Unternehmen nennen Zykluszeit als wichtigsten Performance-Indikator
Kundenindividuelle Preise, manuell nachgeschlagen
Rahmenverträge, Rabattstaffeln, Mengenpreise: Bei der Angebotserstellung muss der Sachbearbeiter mehrere Quellen abgleichen, ERP, Excel-Preisliste, aktuelle Einkaufspreise. Preisaktualisierungen beim Lieferanten müssen manuell in individuelle Preislisten übernommen und an Kunden verschickt werden.
131 Min.
durchschnittlicher Gesamtaufwand pro Dokumentenverarbeitungsvorgang im Großhandel
Mahnwesen läuft nicht, Liquidität leidet
Überfällige Rechnungen werden oft erst bemerkt, wenn der Cashflow es zeigt. Ein automatisiertes Mahnwesen mit drei Stufen (Erinnerung, Mahnung, Eskalation) ist in den meisten Betrieben nicht vorhanden. Zahlungseingänge verzögern sich, der Cash Conversion Cycle verschlechtert sich.
3 %
Fehlerquote bei manueller Auftragserfassung, 300 Fehlbuchungen bei 10.000 Aufträgen
Was wir für Ihren Betrieb automatisieren
Typische Abläufe, die wir für B2B Großhandel-Betriebe umsetzen, unabhängig davon welche Software Sie heute nutzen.
PDF-Bestellung kommt rein: Auftrag in JTL in Sekunden
Ein Workflow überwacht das Bestellpostfach. Kommt eine E-Mail mit PDF-Anhang von einem registrierten Kunden, extrahiert eine KI automatisch Kundennummer, Artikelnummern und Mengen. Das System validiert die SKUs gegen das ERP und legt den Auftragsentwurf an. Stimmt alles, geht die Bestätigung automatisch raus, ohne einen einzigen manuellen Schritt.
Kreditlimit und Lagerbestand: automatisch geprüft
Geht ein Auftrag ein, prüft der Workflow parallel: Kreditlimit des Kunden in Lexoffice oder Sage, und Lagerbestand in JTL. Alles in Ordnung → Auftrag freigegeben. Limit überschritten → automatische Kundeninformation mit Bitte um Klärung. Bestand knapp → Einkauf wird informiert. Alles ohne Rückfragen in der Buchhaltung.
Preislistenänderung beim Lieferanten: Kunden informiert
Ändert sich ein Einkaufspreis im ERP, prüft das System welche Kunden betroffen sind und generiert automatisch individuelle PDF-Preislisten pro Kundengruppe, mit den korrekten Rabattstaffeln und Konditionen. Versand erfolgt automatisch per E-Mail. Kein manuelles Erstellen, kein vergessener Kunde.
Mahnstufen laufen automatisch, montags um 9 Uhr
Jede Woche prüft ein Workflow alle überfälligen Rechnungen. 7 Tage Verzug: freundliche Zahlungserinnerung. 14 Tage: formelle Mahnung als PDF. 21 Tage: Task für den Außendienst oder die Geschäftsleitung zur persönlichen Kontaktaufnahme. Kein Rechnungsfall wird mehr übersehen.
Lieferscheine und Versandetiketten automatisch erstellt
Wird ein Auftrag im ERP freigegeben, erstellt der Workflow automatisch Lieferschein und Packliste und übergibt die Adressdaten an DHL oder DPD. Versandetiketten werden generiert, Tracking-Nummer zurück ins ERP geschrieben, Kunde informiert. Kein manueller Übertrag zwischen Systemen.
SSL-Zertifikate und Vertragsfristen nie mehr verpassen
Für IT-nahe Großhändler: Das System überwacht Vertragsablaufdaten, Lizenz-Renewals und Serviceverträge. 60 Tage vor Ablauf wird automatisch ein Verlängerungsangebot auf Basis der Verbrauchsdaten der letzten 12 Monate erstellt und dem Kundenverantwortlichen zur Freigabe vorgelegt.
Ihr Ablauf ist nicht dabei?
Diese Beispiele sind die häufigsten in B2B Großhandel-Betrieben — nicht alle. Was sich täglich wiederholt und manuell läuft, lässt sich meistens automatisieren. In 30 Minuten finden wir heraus, was das bei Ihnen bedeutet.
Montag früh, 50 Bestellungen. Bearbeitet bevor der erste Kaffee kalt ist.
Vorher
- 1
08:00 Uhr: Innendienst öffnet das Postfach, 50 E-Mails mit PDF-Anhängen
- 2
Jede Bestellung einzeln öffnen, Artikelnummern und Mengen manuell eintippen
- 3
Drei Stunden Tipparbeit, bei 3 % Fehlerquote: 1–2 Fehlbuchungen garantiert
- 4
Kreditprüfung: Rückfrage in der Buchhaltung, Auftrag wartet
- 5
Erste Auftragsbestätigung geht raus, vier Stunden nach Eingang
Nachher
- 1
PDF-E-Mail kommt rein → Workflow startet automatisch
- 2
KI extrahiert Kundennummer, Artikelnummern, Mengen in Sekunden
- 3
Kreditlimit und Lagerbestand werden parallel geprüft
- 4
Auftrag wird automatisch in JTL angelegt, Bestätigung geht sofort raus
- 5
08:30 Uhr: Alle 50 Aufträge verarbeitet. Innendienst berät Kunden statt zu tippen.
Der Großhändler verarbeitet das dreifache Auftragsvolumen mit demselben Team und liefert schneller als der Wettbewerb.
So bauen wir Ihr System auf
Von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, transparent, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Verstehen & Strukturieren
Wir schauen uns Ihre Abläufe an: was läuft wo, welche Systeme sind im Einsatz, wo hängt es. Daraus entsteht ein klarer Plan, was automatisiert werden soll und in welcher Reihenfolge.
Tabelle
Dokumente
Kalender
Umsetzen & Verbinden
Dann bauen wir die Automationen und verbinden Ihre Systeme miteinander. Jeder Workflow hat eine klare Logik, saubere Fehlerbehandlung und ist so gebaut, dass Sie ihn nachvollziehen können.
Begleiten & Absichern
Nach der Inbetriebnahme sorgen wir dafür, dass die Automationen zuverlässig im Alltag funktionieren. Wir begleiten die Einführung, übernehmen bei Bedarf Monitoring und Wartung und passen Prozesse an.
Berechtigte Fragen, ehrliche Antworten
Weitere Gewerke
Auch für andere Bereiche im Bau & Handwerk haben wir fertige Lösungen.
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Wie lange tippt Ihr Innendienst täglich Bestelldaten ab?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie die Auftragserfassung in Ihrem Betrieb automatisierbar ist, konkret mit Zahlen auf Ihr Auftragsvolumen bezogen. Kostenlos und unverbindlich.
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