Personaldienstleister, die Talente platzieren statt Tabellen pflegen.
Die Time-to-Hire liegt bei 160 Tagen, Recruiter verbringen 4 bis 6 Stunden pro Woche mit manuellem CV-Parsing. Wir automatisieren die Verwaltung, damit Ihr Team dort arbeitet, wo es den Unterschied macht: im Gespräch mit Kandidaten und Kunden.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
CV-Parsing, das täglich Stunden kostet
Bewerbungen landen im E-Mail-Postfach, werden manuell gesichtet, Anhänge gespeichert, Daten in Excel eingetragen. 4 bis 6 Stunden pro Woche und Mitarbeiter gehen allein für diese Routine drauf. Zeit, die kein Kandidat und kein Kunde bezahlt.
4–6 h
pro Woche und Recruiter für manuelles CV-Parsing und Dateneingabe
Terminkoordination als endloser E-Mail-Ping-Pong
Drei bis fünf Stunden pro Woche gehen für die Abstimmung von Interviews drauf: Kandidat hat Zeit, Fachbereich nicht, neuer Vorschlag, neue E-Mail. In einer Branche, in der 75 Prozent der Bewerber eine Einladung innerhalb von zwei Wochen erwarten, kostet jeder Tag Verzögerung Talente.
75 %
der Bewerber erwarten eine Rückmeldung innerhalb von spätestens zwei Wochen
160 Tage bis zur Besetzung
Die durchschnittliche Time-to-Hire liegt bei 160 Tagen. Jeder Tag länger bedeutet Kosten beim Kunden, Frustration beim Kandidaten und eine wachsende Wahrscheinlichkeit, dass das Talent woanders unterschreibt. Manuelle Prozesse sind der größte Hebel für diese Zahl.
160 Tage
durchschnittliche Time-to-Hire, automatisierte Agenturen erreichen 85 Tage
Fehlbesetzungen, die den Jahresgewinn kosten können
Eine Fehlbesetzung kostet bis zu 30 Prozent des Bruttojahresgehalts des platzierten Mitarbeiters. Zwei bis drei pro Jahr können den gesamten Jahresgewinn einer kleinen Agentur neutralisieren. Manuelles Matching ohne strukturierte Datengrundlage erhöht dieses Risiko systematisch.
30 %
des Bruttojahresgehalts kostet eine durchschnittliche Fehlbesetzung
Was wir für Ihren Betrieb automatisieren
Typische Abläufe, die wir für Personaldienstleister-Betriebe umsetzen, unabhängig davon welche Software Sie heute nutzen.
Bewerbung eingetroffen: Profil in Sekunden im ATS
Geht eine Bewerbung per E-Mail oder Formular ein, extrahiert eine KI automatisch Skills, Erfahrung und Qualifikationen, erstellt das Kandidatenprofil im ATS und gleicht es mit offenen Stellen ab. Der Recruiter sieht sofort einen Match-Score, statt einen Lebenslauf zu lesen.
Terminkoordination ohne E-Mail-Ping-Pong
Wird ein Kandidat für ein Interview vorgemerkt, erhält er automatisch einen Link zur selbstständigen Terminbuchung. Das System synchronisiert Verfügbarkeiten von Kandidat und Fachbereich, bestätigt den Termin und trägt ihn in beide Kalender ein. Kein manueller Aufwand, keine Rückfragen.
Automatische Statusupdates an alle Beteiligten
Ändert sich ein Bewerberstatus im ATS, werden Kandidat und Ansprechpartner beim Kunden automatisch informiert. Absagen gehen wertschätzend innerhalb von 48 Stunden raus, nicht nach Wochen. Gute Candidate Experience ohne manuellen Aufwand.
Compliance-Check und Vertragsunterlagen automatisch versenden
Wird ein Kandidat angenommen, prüft das System automatisch alle notwendigen Dokumente (Personalausweis, Qualifikationsnachweise, Einwilligungen nach AGG). Fehlende Unterlagen werden automatisch angefordert, fertige Vertragssets werden zur Signatur versendet.
Talent-Pool reaktivieren statt neu suchen
Öffnet ein Kunde eine neue Stelle, durchsucht ein Workflow automatisch den bestehenden Kandidaten-Pool nach passenden Profilen. Geeignete Kandidaten bekommen eine persönlich formulierte Nachricht mit der neuen Stelle, bevor die Stelle öffentlich ausgeschrieben wird.
Zeiterfassung in der Zeitarbeit automatisch abgleichen
Arbeitszeitnachweise von Zeitarbeitnehmern werden digital erfasst und automatisch gegen die vereinbarten Vertragsstunden abgeglichen. Abweichungen werden gemeldet, korrekte Nachweise fließen direkt in die Abrechnung, ohne manuellen Übertrag.
Ihr Ablauf ist nicht dabei?
Diese Beispiele sind die häufigsten in Personaldienstleister-Betrieben — nicht alle. Was sich täglich wiederholt und manuell läuft, lässt sich meistens automatisieren. In 30 Minuten finden wir heraus, was das bei Ihnen bedeutet.
Neue Stelle beim Kunden. Kandidat vorgestellt noch am selben Tag.
Vorher
- 1
Kunde meldet offene Stelle per E-Mail, landet in der Inbox, wartet auf Bearbeitung
- 2
Recruiter durchsucht manuell Excel-Liste und ATS nach passenden Kandidaten
- 3
Telefonrunde: Kandidaten anrufen, Interesse abfragen, Verfügbarkeit klären
- 4
Terminkoordination per E-Mail: drei Tage und sieben Nachrichten für einen Termin
- 5
Time-to-Hire: 160 Tage. Kunde unzufrieden, Kandidat hat woanders unterschrieben.
Nachher
- 1
Stellenanfrage vom Kunden triggert automatischen Workflow
- 2
ATS wird nach passenden Kandidaten durchsucht, Match-Score berechnet
- 3
Top-Kandidaten bekommen automatisch eine personalisierte Nachricht mit der Stelle
- 4
Interessierte buchen eigenständig einen Termin, Kalender synchronisiert sich automatisch
- 5
Time-to-Hire: 85 Tage. Kandidat platziert, Kunde zufrieden, Recruiter hatte Zeit für Beratung.
Das Team vermittelt statt zu verwalten. Kandidaten erleben einen professionellen Prozess und bleiben nicht beim nächsten Anruf der Konkurrenz.
So bauen wir Ihr System auf
Von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, transparent, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Verstehen & Strukturieren
Wir schauen uns Ihre Abläufe an: was läuft wo, welche Systeme sind im Einsatz, wo hängt es. Daraus entsteht ein klarer Plan, was automatisiert werden soll und in welcher Reihenfolge.
Tabelle
Dokumente
Kalender
Umsetzen & Verbinden
Dann bauen wir die Automationen und verbinden Ihre Systeme miteinander. Jeder Workflow hat eine klare Logik, saubere Fehlerbehandlung und ist so gebaut, dass Sie ihn nachvollziehen können.
Begleiten & Absichern
Nach der Inbetriebnahme sorgen wir dafür, dass die Automationen zuverlässig im Alltag funktionieren. Wir begleiten die Einführung, übernehmen bei Bedarf Monitoring und Wartung und passen Prozesse an.
Berechtigte Fragen, ehrliche Antworten
Weitere Gewerke
Auch für andere Bereiche im Bau & Handwerk haben wir fertige Lösungen.
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Wie lange dauert bei Ihnen die Time-to-Hire aktuell?
In 30 Minuten analysieren wir, welche Prozesse in Ihrer Agentur den größten Hebel bieten, konkret mit Zahlen auf Ihre Situation bezogen. Kostenlos und unverbindlich.
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