Therapiezentren, die behandeln statt Rezepte verwalten.
10 bis 20 Prozent aller Rezepte sind fehlerhaft. Ein einziger Formfehler kann sechs erbrachte Behandlungen unbezahlt machen. Wir automatisieren die Verwaltung, damit Physio-, Ergo- und Logopädie-Praxen therapieren können.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Ein Formfehler. Sechs unbezahlte Behandlungen.
Die GKV-Abrechnung verzeiht keine Fehler. Ein Schrägstrich statt eines Bindestrichs in der Heilmittelbezeichnung kann den Vergütungsanspruch für alle sechs Behandlungen einer Serie vernichten. 10 bis 20 Prozent aller Rezepte kommen fehlerhaft an.
10–20 %
aller Heilmittel-Rezepte kommen mit Formfehlern an
Warteliste auf Papier, Terminlücken trotzdem leer
55 Prozent der Praxen vergeben Termine mit mehr als vier Wochen Vorlaufzeit. Gleichzeitig entstehen täglich Lücken durch kurzfristige Absagen. Die Warteliste liegt auf Papier oder in Excel. Bis jemand Zeit hat abzutelefonieren, ist der Termin weg.
55 %
der Praxen haben Wartezeiten über vier Wochen, trotzdem mit Terminlücken
Folgeverordnungen, die zu spät angefordert werden
Wenn die letzte Behandlung einer Serie stattfindet, braucht der Patient beim nächsten Arzttermin eine neue Verordnung. Ohne automatische Erinnerung vergessen das viele, und die Auslastung bricht ein, bis die neue Verordnung vorliegt.
189 Tage
durchschnittliche Vakanzzeit für eine Therapeutenstelle, jede Unterbrechung trifft hart
Anamnese und Aufklärung fressen die erste Behandlungszeit
Formulare ausfüllen, Datenschutzerklärung unterschreiben, Vorgeschichte erklären: das erste Drittel der Erstsitzung geht für Papierkram drauf. Zeit, die eigentlich für Befundung und Behandlung da sein sollte.
15 Min.
der ersten Therapiesitzung gehen für Papierkram verloren
Was wir für Ihren Betrieb automatisieren
Typische Abläufe, die wir für Therapiezentren-Betriebe umsetzen, unabhängig davon welche Software Sie heute nutzen.
Automatische Rezeptprüfung beim Eingang
Eingescannte oder fotografierte Verordnungen werden per OCR erfasst und sofort auf Formfehler geprüft: Diagnosegruppe gegen Heilmittelkatalog, ICD-10-Code, Arztstempel, Fristen. Fehler werden gemeldet, bevor die Behandlungsserie beginnt, nicht nach der sechsten Stunde.
Terminerinnerungen und digitale Warteliste
48 Stunden vor dem Termin erhält der Patient eine automatische Erinnerung. Sagt er ab, wird der Slot sofort freigegeben. Eine Push-Benachrichtigung geht an die ersten passenden Patienten auf der Warteliste. Wer zuerst bestätigt, bekommt den Platz.
Automatische Folgeverordnungs-Erinnerung
Steht die letzte Sitzung einer Verordnungsserie an, erhält der Patient automatisch eine Nachricht: jetzt beim Arzt eine Folgeverordnung beantragen. Optional: ein vorformulierter Therapiebericht für den Arzt, der die Weiterbehandlung begründet.
Digitales Onboarding vor dem ersten Termin
Nach der Buchung erhält der Patient einen Link zum digitalen Anamnesebogen. Die Daten fließen direkt in die Patientenakte. Die erste Sitzung beginnt mit der Befundung, nicht mit Formularen.
Fristenüberwachung automatisch im Blick
GKV-Rezepte müssen innerhalb von 28 Tagen begonnen werden. Das System überwacht alle Fristen automatisch und meldet, wenn eine Verordnung zu verfallen droht. Keine manuelle Kontrolle, kein vergessenes Rezept.
Abrechnungsvorbereitung ohne manuellen Übertrag
Erbrachte Leistungen werden direkt bei der Behandlung erfasst und für die GKV-Abrechnung aufbereitet. Der Prozess, der früher manuell fehleranfällig war, läuft strukturiert durch, mit weniger Absetzungen und schnellerem Zahlungseingang.
Ihr Ablauf ist nicht dabei?
Diese Beispiele sind die häufigsten in Therapiezentren-Betrieben — nicht alle. Was sich täglich wiederholt und manuell läuft, lässt sich meistens automatisieren. In 30 Minuten finden wir heraus, was das bei Ihnen bedeutet.
Kurzfristige Absage. Termin sofort belegt.
Vorher
- 1
Patient sagt 3 Stunden vor dem Termin telefonisch ab
- 2
Rezeptionistin öffnet die Warteliste in Excel, sortiert nach Datum, nicht nach Passung
- 3
Nacheinander abtelefonieren: erste drei Nummern nicht erreichbar
- 4
Vierter Patient kann nicht kurzfristig. Termin bleibt leer.
- 5
Therapeut hat eine Leerstunde, Fixkosten laufen weiter
Nachher
- 1
Patient sagt per App ab, Slot wird sofort freigegeben
- 2
System sendet Push-Benachrichtigung an die 10 passenden Patienten auf der Warteliste
- 3
Erster Patient bestätigt innerhalb von Minuten
- 4
Termin ist belegt, Therapeut hat volle Auslastung
- 5
Gesamtaufwand für die Rezeption: null Minuten
Statt abzutelefonieren bestätigt die Rezeption am Ende des Tages nur, was das System bereits geregelt hat.
So bauen wir Ihr System auf
Von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, transparent, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Verstehen & Strukturieren
Wir schauen uns Ihre Abläufe an: was läuft wo, welche Systeme sind im Einsatz, wo hängt es. Daraus entsteht ein klarer Plan, was automatisiert werden soll und in welcher Reihenfolge.
Tabelle
Dokumente
Kalender
Umsetzen & Verbinden
Dann bauen wir die Automationen und verbinden Ihre Systeme miteinander. Jeder Workflow hat eine klare Logik, saubere Fehlerbehandlung und ist so gebaut, dass Sie ihn nachvollziehen können.
Begleiten & Absichern
Nach der Inbetriebnahme sorgen wir dafür, dass die Automationen zuverlässig im Alltag funktionieren. Wir begleiten die Einführung, übernehmen bei Bedarf Monitoring und Wartung und passen Prozesse an.
Berechtigte Fragen, ehrliche Antworten
Weitere Gewerke
Auch für andere Bereiche im Bau & Handwerk haben wir fertige Lösungen.
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Wie viele Rezeptfehler findet Ihr Team pro Woche?
In 30 Minuten analysieren wir, welche Abläufe in Ihrer Praxis sofort automatisierbar sind und was das konkret für Ihr Team und Ihren Umsatz bedeutet. Kostenlos und unverbindlich.
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