Hausverwaltung, die sich selbst organisiert.
70 Prozent der Verwaltungen melden Überlastung. Gleichzeitig steigen Gehälter und neue Vorschriften erzeugen jedes Jahr mehr Arbeit. Wir automatisieren die Routinearbeit, damit Ihr Team Objekte managt statt Mails bearbeitet.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Jede zweite Nebenkostenabrechnung ist fehlerhaft. Der Verwalter haftet.
Laut Mieterbund ist nur jede dritte Wohnraumabrechnung korrekt. Bei Gewerbeimmobilien liegt die Fehlerquote bei 92 Prozent. Formfehler, falsch zugeordnete Kostenpositionen, verpasste Fristen: der Verwalter haftet, der Mieter widerspricht, der Nachbearbeitungsaufwand explodiert.
92%
fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen bei Gewerbeimmobilien laut Mieterbund
70 Prozent der Verwaltungen überlastet. Neue Stellen bleiben 160 Tage unbesetzt.
Fachkräftemangel trifft die Immobilienverwaltung härter als fast jede andere Branche. Vakanzzeiten von über 160 Tagen sind Normalzustand. Fällt eine erfahrene Sachbearbeiterin aus, gerät das Instandhaltungsmanagement ganzer Objekte ins Stocken.
160 Tage
durchschnittliche Vakanzzeit für offene Stellen in der Immobilienverwaltung
Sechs manuelle Schritte für jeden Rohrbruch.
Schadensmeldung aufnehmen, Eigentumsart prüfen, Handwerker auswählen, beauftragen, Termin mit Mieter abstimmen, Fertigstellung verfolgen, Rechnung prüfen. Jeder dieser Schritte läuft in einem anderen System. Oder gar nicht.
6
manuelle Schritte bei jeder Schadensmeldung, von der Meldung bis zur Rechnungsprüfung
Kleinere Objekte sind kaum noch profitabel zu verwalten.
Bei unter zehn Einheiten kostet die Verwaltung pro Einheit bis zu 50 Prozent mehr als bei großen Portfolios. Wer diese Objekte behält, verliert Marge. Wer sie abgibt, verliert Mandanten. Automatisierung ist der einzige Weg, kleine Bestände profitabel zu halten.
50%
höhere Kosten pro Einheit bei kleinen Objekten unter 10 Wohneinheiten
Was wir für Ihren Betrieb automatisieren
Typische Abläufe, die wir für Hausverwaltung-Betriebe umsetzen, unabhängig davon welche Software Sie heute nutzen.
Schadensmeldung rein. Handwerker ist zehn Minuten später informiert.
Meldet ein Mieter einen Schaden über das Portal oder per E-Mail, prüft das System automatisch: Gemeinschafts- oder Sondereigentum, aktiver Wartungsvertrag, verfügbare Handwerker. Das Ticket geht direkt an den zuständigen Dienstleister, der Mieter bekommt eine Eingangsbestätigung. Ohne manuelle Weiterleitung, ohne Rückfragen.
Nebenkostenabrechnung mit eingebautem Fehler-Check.
Statt Daten zwischen ERP, Excel und Briefen manuell zu übertragen, fließen Verbrauchsdaten direkt aus Messdienstleister-Schnittstellen in die Abrechnung. CO2-Kostenaufteilung, Vorsteuerprüfung, Umlageschlüssel: das System rechnet nach und meldet Abweichungen, bevor die Abrechnung rausgeht.
Neues Mandat: Onboarding läuft in zwei Stunden, nicht zwei Tagen.
Kommt ein neues Objekt ins Portfolio, erstellt das System automatisch die digitale Akte, richtet das Mieterportal ein, importiert Stammdaten und legt Fristen für HKVO-Pflichten, ETV-Termine und Vertragsabläufe an. Was früher einen Tag dauerte, läuft in zwei Stunden.
Ihr Ablauf ist nicht dabei?
Diese Beispiele sind die häufigsten in Hausverwaltung-Betrieben — nicht alle. Was sich täglich wiederholt und manuell läuft, lässt sich meistens automatisieren. In 30 Minuten finden wir heraus, was das bei Ihnen bedeutet.
Der Rohrbruch am Freitagabend
Vorher
- 1
Freitag, 18:30 Uhr: Mieterin ruft an. Wasserfleck an der Decke, Etage darunter.
- 2
Sachbearbeiter muss prüfen: Gemeinschafts- oder Sondereigentum? Akten raussuchen.
- 3
Handwerker anrufen. Erster nicht erreichbar. Zweiter hat keinen Frühtermin.
- 4
Mieter anrufen, Termin abstimmen. Notizen auf dem Block.
- 5
Montag: Beauftragungsschreiben tippen und rausschicken.
- 6
Drei Wochen später: Rechnung kommt. Manuell prüfen ob Auftrag und Betrag stimmen.
- 7
Mieterin hat zweimal nachgefragt. Kein Status, keine automatische Information.
Nachher
- 1
Freitag, 18:30 Uhr: Mieterin meldet Schaden über das Mieterportal.
- 2
System prüft automatisch: Gemeinschaftseigentum. Aktiver Wartungsvertrag mit Sanitärbetrieb vorhanden.
- 3
Ticket geht automatisch an den Handwerker mit allen Objektdaten.
- 4
Mieterin bekommt sofort eine Eingangsbestätigung mit voraussichtlichem Reaktionszeitraum.
- 5
Handwerker bestätigt Termin. System informiert Mieterin automatisch.
- 6
Nach Abschluss: Rechnung wird automatisch gegen Auftrag geprüft.
- 7
Sachbearbeiter hat keinen einzigen Schritt manuell erledigt.
Kein Anruf beim Sachbearbeiter. Kein Hinterhertelefonieren beim Handwerker. Mieterin in jeder Phase informiert.
So bauen wir Ihr System auf
Von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, transparent, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Verstehen & Strukturieren
Wir schauen uns Ihre Abläufe an: was läuft wo, welche Systeme sind im Einsatz, wo hängt es. Daraus entsteht ein klarer Plan, was automatisiert werden soll und in welcher Reihenfolge.
Tabelle
Dokumente
Kalender
Umsetzen & Verbinden
Dann bauen wir die Automationen und verbinden Ihre Systeme miteinander. Jeder Workflow hat eine klare Logik, saubere Fehlerbehandlung und ist so gebaut, dass Sie ihn nachvollziehen können.
Begleiten & Absichern
Nach der Inbetriebnahme sorgen wir dafür, dass die Automationen zuverlässig im Alltag funktionieren. Wir begleiten die Einführung, übernehmen bei Bedarf Monitoring und Wartung und passen Prozesse an.
Berechtigte Fragen, ehrliche Antworten
Weitere Gewerke
Auch für andere Bereiche im Bau & Handwerk haben wir fertige Lösungen.
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Wie viele Stunden verliert Ihr Team heute an Routinearbeit?
In 30 Minuten rechnen wir gemeinsam durch, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt: Abrechnung, Instandhaltung oder Neugeschäft. Konkret, auf Ihre Verwaltung bezogen. Kostenlos und unverbindlich.
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