Von der Anfrage zum Türcode. Vollautomatisch.
Ferienwohnungen, Coworking, Studios, Kreativräume: jede Buchung läuft heute durch dieselben sieben manuellen Schritte. Verfügbarkeit, Bestätigung, Vertrag, Unterschrift, Türcode, Rechnung, Bewertung. Wir automatisieren den ganzen Ablauf.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
63 Minuten pro Buchung. Jedes Mal dieselben sieben Schritte.
Verfügbarkeit prüfen, antworten, Vertrag ausfüllen, rausschicken, nachfassen, Türcode vergeben, Rechnung erstellen: sieben manuelle Schritte pro Buchung. Bei 180 Anfragen im Jahr summiert sich das auf knapp 200 Stunden reine Verwaltungsarbeit.
63 Min.
manuelle Arbeit pro Buchungsanfrage. Bei 180 Buchungen im Jahr sind das 189 Stunden
Doppelbuchungen, die der Gast zuerst bemerkt.
Wer auf mehreren Plattformen anbietet und Kalender manuell pflegt, lebt mit einem strukturellen Risiko. Jede manuelle Synchronisation ist eine potenzielle Fehlerquelle. Eine Doppelbuchung kostet nicht nur die Stornierung. Sie kostet auch das Vertrauen des Gastes und die Bewertung.
30%
Fehlerquote bei manueller Synchronisation über mehrere Buchungskanäle
86.000 Euro Umsatz durch zu langsame Antworten.
Die Konversionsrate liegt bei über 60 Prozent wenn die Antwort in unter 30 Minuten kommt, und fällt auf 34 Prozent wenn sie länger als 48 Stunden dauert. Bei 180 Anfragen pro Jahr und einem Durchschnittspreis von 500 Euro bedeutet das einen vermeidbaren Umsatzverlust von 86.000 Euro.
86.000 €
jährlicher Umsatzverlust durch Antwortzeiten über 48 Stunden (Modellrechnung: 180 Anfragen, Ø 500 €)
Türcode vergeben heißt: jedes Mal persönlich aktiv werden.
Wer Zugangscodes manuell generiert und versendet, muss nach jeder Buchung eingreifen. Wer physische Schlüssel übergibt, ist abhängig von Verfügbarkeiten und riskiert Sicherheitsprobleme bei vergessenen Rückgaben. Beides kostet Zeit, die an anderen Stellen fehlt.
< 2 Monate
bis zur vollständigen Amortisation eines automatisierten Zugangssystems
Was wir für Ihren Betrieb automatisieren
Typische Abläufe, die wir für Kurzzeitvermietung & Flex Spaces-Betriebe umsetzen, unabhängig davon welche Software Sie heute nutzen.
Buchung bestätigt. Alle Kalender aktualisiert, noch bevor die E-Mail gelesen wird.
Geht eine Anfrage ein, prüft das System automatisch alle verbundenen Plattformen auf Verfügbarkeit. Ist der Zeitraum frei, geht die Bestätigung sofort raus, inklusive Nutzungsregeln und nächsten Schritten. Doppelbuchungen werden strukturell ausgeschlossen, weil die Synchronisation in Sekunden läuft.
Vertrag unterschrieben. Türcode liegt eine Minute später im Posteingang.
Sobald der digital unterschriebene Vertrag eingeht, generiert das System automatisch einen individuellen Zugangscode, der nur für den gebuchten Zeitraum gültig ist. Code und Rechnung gehen gleichzeitig raus. Kein manuelles Eingreifen, keine vergessene Zahlung, kein Code der nach dem Aufenthalt noch aktiv ist.
Aufenthalt beendet. Bewertungsanfrage und Abschluss laufen automatisch.
Nach dem Check-out schickt das System eine persönliche Nachricht mit der Bitte um eine Bewertung, zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass jemand daran denken muss. Wer regelmäßig fragt, bekommt regelmäßig Bewertungen. Das schlägt sich direkt in der Plattform-Sichtbarkeit nieder.
Ihr Ablauf ist nicht dabei?
Diese Beispiele sind die häufigsten in Kurzzeitvermietung & Flex Spaces-Betrieben — nicht alle. Was sich täglich wiederholt und manuell läuft, lässt sich meistens automatisieren. In 30 Minuten finden wir heraus, was das bei Ihnen bedeutet.
Die Buchung am Mittwochabend
Vorher
- 1
Mittwoch, 21:30 Uhr: Buchungsanfrage für das Fotostudio kommt rein. Wochenende, zwei Tage.
- 2
Kalender öffnen, manuell prüfen ob noch etwas eingetragen ist. Kurz auf Airbnb schauen. Frei.
- 3
Antwort tippen, Preis erläutern, Rückfragen beantworten.
- 4
Vertragsvorlage öffnen, Kundendaten eintragen, als PDF speichern, per E-Mail schicken.
- 5
Donnerstag: kein Vertrag zurück. Nachfassen.
- 6
Freitag: Vertrag kommt rein. Türcode manuell generieren, per WhatsApp schicken.
- 7
Rechnung manuell erstellen und versenden.
- 8
Sonntag nach dem Aufenthalt: Bewertung anfragen oder vergessen.
Nachher
- 1
Mittwoch, 21:30 Uhr: Buchungsanfrage geht ein.
- 2
System prüft automatisch alle Kanäle auf Verfügbarkeit. Bestätigung geht sofort raus, mit Nutzungsregeln und nächsten Schritten.
- 3
Vertrag wird automatisch mit Kundendaten ausgefüllt. Link zur digitalen Unterschrift geht per E-Mail.
- 4
Gast unterschreibt. System erkennt den Eingang.
- 5
Türcode wird automatisch generiert, gültig nur für den gebuchten Zeitraum. Geht sofort raus.
- 6
Rechnung wird automatisch erstellt und versendet.
- 7
Sonntag nach Check-out: Bewertungsanfrage läuft automatisch.
- 8
Aufwand für den Vermieter: 0 Minuten.
Von der Anfrage bis zum Türcode ohne einen einzigen manuellen Schritt. 63 Minuten werden zu 7.
So bauen wir Ihr System auf
Von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, transparent, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Verstehen & Strukturieren
Wir schauen uns Ihre Abläufe an: was läuft wo, welche Systeme sind im Einsatz, wo hängt es. Daraus entsteht ein klarer Plan, was automatisiert werden soll und in welcher Reihenfolge.
Tabelle
Dokumente
Kalender
Umsetzen & Verbinden
Dann bauen wir die Automationen und verbinden Ihre Systeme miteinander. Jeder Workflow hat eine klare Logik, saubere Fehlerbehandlung und ist so gebaut, dass Sie ihn nachvollziehen können.
Begleiten & Absichern
Nach der Inbetriebnahme sorgen wir dafür, dass die Automationen zuverlässig im Alltag funktionieren. Wir begleiten die Einführung, übernehmen bei Bedarf Monitoring und Wartung und passen Prozesse an.
Berechtigte Fragen, ehrliche Antworten
Weitere Gewerke
Auch für andere Bereiche im Bau & Handwerk haben wir fertige Lösungen.
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Wie viele Stunden verbringen Sie heute pro Woche mit Buchungsverwaltung?
In 30 Minuten schauen wir gemeinsam, welche Schritte in Ihrem Ablauf sofort automatisierbar sind. Konkret, auf Ihre Situation bezogen. Kostenlos und unverbindlich.
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